メール受信設定

概要

HRBCでメールを受信する場合、下記2点の設定が必要です。

①グローバルメール設定:会社全体の設定で、システム管理者が行います
②ユーザーメール設定:ユーザー毎の設定で、ユーザー自身が行います

※HRBCからのメール送信のみでしたら、設定不要でご利用頂けます。

 

事前に下記の必要情報をご確認ください。

必要情報 備考
IMAP/POP3

設定可能な値は以下のいずれかです。

・IMAP

・POP3

セキュリティ

設定可能な値は以下のいずれかです。

・なし

・SSL

サーバー 受信メールサーバーの外部アクセス用のサーバー名をご確認ください。
ポート番号 受信メールサーバーで設定されているポート番号をご確認ください。
アカウント名

該当メールアドレスのアカウント名をご確認ください。

設定可能な値は以下のいずれかです。

・HRBCユーザー情報のメールアドレスと完全一致

・HRBCユーザー情報のメールアドレスの@以前のホスト部分と一致

パスワード 該当メールアカウントへ接続する際のパスワードをご確認ください。

 

グローバルメール設定

  • 「サーバ」の項目に設定するのは、受信メールサーバの外部アクセス用ドメインです
  • 社内アクセス用ドメイン(192.168から始まるローカルIPアドレス)ではHRBCでのメール受信はできません
  • 受信メールサーバ側でアクセス制限をかけている場合は、設定が正しくてもHRBCでのメール受信はできません

グローバルメール設定を行う場合、HRBC画面右上の設定(歯車アイコン)から「メール設定」を選択します。

 

初めて設定する場合はすぐに新規登録画面が開かれます。

既に登録されている設定がある場合は一覧画面が開かれますので、追加設定するには「新規」ボタン、既存の登録内容を変更したい場合は鉛筆ボタン、

既存の登録内容を削除したい場合はゴミ箱ボタンをクリックしてください。

 

新規追加または変更をする場合は、 事前に社内で使用されている受信メールサーバの設定をご確認の上、HRBCに同内容をご登録ください。

※受信メールサーバがどのような設定になっているかは、自社内のメール等システム管理を担当されている方へご確認ください。
ポーターズでは、ユーザー様の会社の受信メールサーバの設定は確認できません。

 

ユーザーメール設定

  • 受信メールサーバ設定が複数ある場合、HRBCユーザーIDに登録しているメールアドレスで使用する受信メールサーバを選択してください
  • 受信メールアドレスのアカウント名が、HRBCユーザーIDのメールアドレスまたはメールアドレスの@以前の情報と異なる場合は設定できません
  • HRBCでメールを受信した場合も、他のメーラーでも受信メールを確認することができます
  • 受信メールを他のメールアドレスへ自動転送することはできません
  • メール受信時の通知機能はありません
  • 他のメーラーでメール受信した際に受信メールサーバからメールが削除される設定になっていると、HRBCのメール設定が正しくても
    受信メールが確認できない場合があります

ユーザーメール設定を行うには、HRBC画面左側から飛び出ているメールアイコンをクリックします。

 

別タブでメール一覧画面が開かれますので、画面右上の「設定」から「ユーザーメール設定」を選択します。

 

設定画面で、「HRBCでメールを受信する」のチェックボックスにチェックを入れると設定項目が表示されます。

受信メールサーバの設定を事前に確認し設定を行ってください。

「保存」ボタンを押し正常に受信メールサーバへの接続できた場合、特にメッセージは表示されずにメール一覧画面に戻ります。

①アカウント名とパスワード

アカウント名として選択できるのは、ユーザーIDとして登録されているメールアドレスの「メールアドレス全体」か「ユーザ名(@以前の部分)」です。

任意設定されたアカウント名をHRBCのメール受信設定で使用することはできません。

パスワードは、受信メールサーバーにアクセスするためのパスワードで、HRBCのパスワードとは異なりますのでご注意ください。

ご不明な場合は、自社内のシステム管理担当者またはご契約プロバイダー等にご確認ください。

②過去メールの取り込み

設定を保存した際に、いつの受信メールから取り込むのかを設定できます。

但し、受信メールサーバーに該当期間の受信メールが残っていない場合は取り込むことはできません。

③シェア設定

HRBC独自の機能で、受信したメールをHRBC上でシェア(共有)するか、しないかの設定です。

  【推奨設定】一般ユーザー: シェアする/経営者、事業責任者ユーザー : シェアしない

基本的には企業担当者や求職者とのやりとりを共有することが業務の効率化、サービスレベルの改善につながると考えられるため、通常は「シェアする」設定を推奨します。

但し、経営者、事業責任者様のアカウントではメールに機微情報が含まれることがあるため、受信時は自動シェアせず、

メール内容を確認した後に個別にシェアする運用を推奨いたします。

 

Gmailを使用中の方が新規でHRBCの受信設定を行う場合


HRBCでグローバルメール設定をした後にユーザーメール設定画面にて、

保存を押したタイミングで添付のエラーが表示される場合があります。

gmail____HRBC_____2_.png

こちらを回避するにはGmailの設定で「安全性の低いアプリのアクセス」をオンに設定してください。

 

 

Gmailを利用しており、2段階認証プロセスを設定されている場合

Gmailのセキュリティ設定で、2段階認証プロセスを設定されている場合、通常のメールアカウントパスワードを入力してもHRBCでのメール受信設定ができません。

正しい情報を入力しているのに、アカウントに接続できない旨のエラーが発生する場合は下記手順にて確認、設定を行ってください。

 

1.HRBCグローバルメール設定

グローバルメール設定は特別な対応は必要ありません。受信メールサーバーの情報を設定してください。

 

2.Gmailヘルプの手順に従って「アプリ パスワード」を発行

Gmailヘルプ:アプリ パスワードでログイン

 

「アプリ パスワードの生成方法」内に記載されている手順でパスワードの生成を行います。

[端末を選択]のドロップダウンでは「その他(名前を入力)」を選択し、入力枠が表示されたら「HRBC」と入力して「生成」ボタンをクリックします。

※登録名は、上記以外の判別しやすい名称をつけていただいても結構です。

画面に専用パスワードが表示されますので、コピーします。

 

3.HRBCユーザーメール設定

HRBC側のユーザーメール設定を実施する際に、「パスワード」欄には通常のメールアカウントのパスワードではなく、2の手順で発行された「アプリ パスワード」を入力します。

パスワード以外は元々のメールアカウントの情報を設定してください。

 

 

Office365をご利用の場合

Office365をご利用の場合、office365のメール設定画面で、メールアドレス毎にプロトコルの有効/無効があり、そちらの設定を有効にしないとHRBCでのメール受信ができません。

この設定はoffice365の管理者の方が行うものです。

 

IMAPでフォルダ分けをご利用の場合

IMAPをご利用の場合、フォルダ分けされたメールはHRBCで受信できません。

受信トレイ(Inbox)に入っているもののみが受信できます。

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