メールテンプレート作成/署名作成

基本のメールテンプレート作成

HRBCからのメール送信時に、登録されているデータを反映させたい場合はメールテンプレートを作成する必要があります。

 

メールテンプレート作成専用の画面はありませんので、まずはメール送信画面を立ち上げます。

尚、メール送信画面をどこから立ち上げるかによって、利用できるタグや保存されているテンプレートが異なりますので、ご注意ください。

例えば、レジュメからメール送信画面を立ち上げる場合と、JOBからメール送信画面を立ち上げる場合では、保存されているテンプレートが異なります。

 

テンプレートを新しく追加する場合、テンプレート新規追加ボタンをクリックします。

コピー機能はありません。

 

テンプレート新規作成画面が立ち上がりますので、まずは内部管理用のテンプレート名称を入力します。

テンプレート名称は、実際のメールには反映されません。

 

メールのタイトルとして表示される件名を入力します。

 

メール本文を入力します。

画面左側に表示されているユーザー、企業などのリソース名をクリックすると該当リソースの項目名が表示されます。

反映させたい項目をクリックすると、本文内のカーソル部分にタグが追加されます。

実際に送信されるメールでは、 タグ部分に該当項目の登録データが反映されます。

 

件名や本文と合わせて、「フェーズ更新」の設定もテンプレートとして保存することができます。

フェーズ/選考プロセスのチェックボックス

メール送信と同時にフェーズ更新または選考プロセスの作成/更新をしたい場合にチェックしてください。

フェーズ/選考プロセス選択

どのフェーズに更新するかを選択します。

現在「最新フェーズ」として登録されているフェーズをそのままにして、終了フラグやNG理由だけを更新したい場合、

「最新フェーズを更新する」を選択します。

フェーズ/選考プロセスメモ

フェーズメモ、選考プロセスメモを登録したい場合は入力してください。

終了フラグ

メール送信と同時に、選考プロセスに終了フラグを付けたい場合はチェックしてください。

終了フラグは、マッチングからのメール送信時、選考プロセス画面からのメール送信時にのみ設定可能です。

NG理由

終了フラグを付ける場合に、該当の選考がなぜNGになったのか、理由にチェックしてください。 

 

作成したテンプレートの保存のみを行う場合は「保存」、テンプレートを保存してメールに反映させる場合は「保存して適用」、

テンプレート保存せずにメール送信画面に戻る場合は「キャンセル」をクリックしてください。

 

作成したテンプレートは「自分のテンプレート」の下に反映されます。

デフォルト

デフォルト設定をオンにすると、メール送信画面を開いた際に該当のテンプレートが反映された状態で開くことができます。

デフォルト設定は、PC・ブラウザ毎に保存されるためユーザー毎に設定が必要です。

シェア

シェア設定をオンにすると、該当のテンプレートは作成者だけでなく会社全体でシェアされ利用可能になります。

シェア設定をオンにできるのは作成者のみ、シェアされているテンプレートをオフにできるのは作成者とシステム管理者です。

鉛筆ボタン

該当テンプレートを編集できます。

標準ユーザーは自分のテンプレートのみ、システム管理者は自分のテンプレートとシェアテンプレートの編集が可能です。

×ボタン

該当テンプレートを削除できます。

標準ユーザーは自分のテンプレートのみ、システム管理者は自分のテンプレートとシェアテンプレートの削除が可能です。

 

まとめてJOB打診のメールテンプレート作成

「まとめてJOB打診」は1人の求職者に対して複数のJOBを1通のメールでご案内する機能で、JOBサーチからのメール送信時に利用できます。

基本的な操作方法は、上記「基本のメールテンプレート作成」と同様ですが、まとめてJOB打診には「JOB Block」という特殊なタグが存在します。

 

まずはメール送信画面を表示する必要がありますので、JOBサーチを行いマッチングリストから一括アクションの「まとめてJOB打診」を選択します。

※メニューに「まとめてJOB打診」が表示されていない場合は、システム管理者へアクションメニューのカスタマイズを依頼してください。

 

選択したJOBの一覧が表示されますので、「次へ」で次の画面に進みます。

 

メール送信画面が開かれますので、「テンプレート新規追加」ボタンをクリックします。

 

テンプレート名称、件名、フェーズ更新の設定を行い、JOBを表示したい部分だけ空欄にして本文の基本的な内容を作成したら、「JOB Blockの編集」を

クリックします。

 

反映させたいJOB項目を選択してJOB Blockのテンプレートを作成します。

JOB Blockに設定された内容は繰り返し表示されますので、1組分だけ設定して保存してください。

 

JOB Blockの設定ができたら、JOBを反映させたい箇所にカーソルを合わせ「JOB Blockをセット」をクリックすると、タグが設置できます。

 

JOB Blockを作成していない場合、「JOB Blockをセット」をクリックするとメッセージが表示されます。

「Yes」をクリックしてJOB Blockを作成してください。

 

テンプレートの作成が完了したら「保存」または「保存して適用」をクリックすると、作成内容が保存されます。

 

作成したテンプレートは「自分のテンプレート」欄に反映されますので、他ユーザーにもシェアしたい場合は「シェア」ボタンをクリックしてください。

作成したテンプレートを反映させると、メール本文内の{{JOB Block}}タグの箇所にJOB情報が繰り返し表示されます。

 

署名

メールテンプレートとは別に、署名も複数保存しておくことができます。

署名を新しく追加する場合、既存の署名を編集する場合は署名ボタンから設定をクリックします。

 

新しく署名を作成する場合は新規追加ボタン、既存の署名を編集する場合は鉛筆ボタン、既存の署名を削除する場合はみ箱ボタンをクリックします。

 

名称には内部管理用に署名のタイトルを入力し、署名欄に実際に利用する署名を入力してください。

署名はユーザー毎に設定が必要です。

 

署名ボタンをクリックすると作成された署名名称が表示され、名称部分をクリックすると、メール本文の下に署名が反映されます。

尚、メール送信画面を開いたときにデフォルトで表示させたい署名がある場合は、右側のチェックボックスにチェックしてください。

デフォルト設定で署名を反映させていても、後からテンプレートを反映させるとデフォルトの署名は削除されます。

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