一括メール送信
PORTERSでは、一括操作でメールを送信することができるため、様々な場面に応じて活用できます。
- 複数の求職者へのメルマガ送信
- 複数の企業担当者へ事務所移転のお知らせ送信
PORTERSの一括メール送信機能では、各メールアドレス宛に1通ずつメールが送信されます。
操作方法
1．メール送信したいレコードを検索＆選択する
例えば、求職者へのメルマガ送信を行いたい場合には、レジュメ検索で一括メール送信したい対象を検索し、レジュメ一覧を開きます。
企業担当者への一括メール送信を行いたい場合は、企業担当者検索を行ってください。
一括メール送信したいレコードにチェックを入れると、画面上部にある各一括アクションメニューにアクセスできるようになります。
「メール送信」を選択してください。
※全求職者宛にメールしたい場合、または画面に表示されている求職者宛にメールしたい場合には、以下のように選択します。
| 一括処理の対象範囲について | |
|---|---|
| 検索条件に合致するすべてのデータ |
検索条件に合致する全てのデータを対象とします。 |
| 表示されているデータ |
検索条件に合致し、かつ、画面上に表示されているデータを対象とします。 「もっと見る」で隠れているデータは対象外です。 |
| チェックで選択した場合 |
検索結果一覧画面で、チェックボックスにチェックされているデータを対象とします。 |
2．メールを作成する
送信先を選択する画面が開きますので、送信先に指定したいメール型項目にチェックを入れます。
（）の中の数字はメールアドレスの件数になります。（メール型項目にメールアドレスの入力がない場合はカウントされません。）「OK」をクリックします。
メール作成画面が表示されますので、必要な設定を行ってください。
各設定項目の詳細についてはメール作成画面をご確認ください。
個別メールと一括メールの違い
■宛先
宛先にはメールアドレス型の項目名と、各項目に登録されているデータ件数が表示されますので、送信対象にする項目にチェックしてください。
※一括メール送信時は宛先の追加はできません。
※一括メール送信では、各宛先に一通ずつ別々にメール送信されます。
■添付ファイルの設定
全宛先に対して同じファイル、同じパスワードが適用されます。
個別にパスワード設定したい場合は、1件ずつメール送信してください。
■テンプレートの反映
一括メール送信の場合、タグを適用している箇所はメール作成画面上はタグ表示｛｛ ｝｝のままですが、実際にはPORTERS内のデータが反映された状態で
メールが送信されます。
3．メールを送信する
メールが作成できたら必ず内容を確認してから送信ボタンをクリックしてください。
確認メッセージが表示されますので、確認後、「Yes」をクリックしてください。
「No」をクリックした場合、メール作成画面に戻ります。
※確認メッセージは、フェーズの更新設定を行っているかどうかで表示内容が異なります。
フェーズの更新設定を行っていない場合
フェーズの更新設定を行っている場合
送信開始のメッセージが表示されますので、「OK」をクリックしてください。
4．メール送信結果を確認する
画面右上にアイコンが表示されます。
アイコンがオレンジ点滅中は実行中、緑色に変わると送信完了です。
アイコンをクリックして「一括処理」をクリックすると、一括処理実行状況の確認画面を開くことができます。
送信完了後、アイコンをクリックして「一括メール送信結果ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
送信結果のCSVファイルをダウンロードすると、送信が成功したか確認できます。
「一括メール送信結果ファイル」で確認できる送信状態は、送信メールサーバから正常に送信処理が完了できたかどうかです。
メール送受信の流れを簡易的に表すと、送信メールサーバ⇒ネットワーク⇒受信メールサーバとなります。
送信メールサーバから正常に送信できても、受信メールサーバ側で拒否されたり、該当アドレスが見つからなかったりすると
エラー通知メールが返ってくることがあります。
一般的なエラー通知メールの発生原因
- 送信先メールアドレスのユーザ名（@より前の部分）が存在しない
- 送信先メールアドレスのホスト名（ドメイン、@以降の部分）が存在しない
- 送信先のメールボックスの容量がいっぱいになっている
- 送信メールに添付している添付ファイル容量が大きすぎる
- 送信先ネットワークの停止などが理由で5日間経っても送信完了できなかった
※上記以外にも発生する場合はございます。
エラー通知メールは送信後すぐに返ってくることもありますが、時間をおいてから返ってくることもあります。
エラー通知メールが返ってきた場合には、エラー内容を必ずご確認の上ご対応ください。