求職者情報の重複チェック&マージ

概要

重複チェックとは、同じ求職者の個人連絡先レコードが複数登録されていないかをチェックする機能です。

重複と判断された場合、個人連絡先/レジュメの一覧画面に「!(重複あり)」ボタンが、
詳細画面に「!重複あり」ボタンが表示されます。
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電話番号やメールアドレスに取り急ぎダミーの番号を入れて運用をされると、本来重複していない多数のレコードが

「重複あり」と判断されてしまう場合がありますので、ダミー登録はしないように運用していただくことをお勧め致します。

 

「!」ボタンをクリックするとレコードのマージ(統合)操作や、別のレコードとして処理しマージ対象から外す操作が可能です。

重複チェックのタイミングは、個人連絡先新規追加時、または、既存レコードのアクションメニュー「個人連絡先重複チェック再実行」の実行時です。
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重複チェック設定 

重複チェックの条件は、設定>「重複チェックとマージ」より設定してください。

尚、重複チェック機能は、個人連絡先に対する機能であり、レジュメや企業・JOBの重複チェックはできません。
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重複チェック条件
※下記以外の 重複チェック条件を設けることはできません。

●個人連絡先の電話(Person.P_Telephone)ならびに携帯電話(Person.P_Mobile)をチェックする (数字以外の文字は無視されます)

●個人連絡先のメール(Person.P_Mail)ならびに携帯メール(Person.P_MobileMail)をチェックする (大文字、小文字は無視されます)

●個人連絡先の氏名(Person.P_Name)かつレジュメの生年月日(Resume.P_DateOfBirth)をチェックする (大文字、小文字は無視されます)

全てのチェックを外すと重複チェック機能が働かなくなります。

 

関連情報・項目の引継ぎルール

以下の関連データはマージ先に集約されて残リます。

  • アクティビティ
  • 選考プロセス
  • 売上
  • 添付ファイル 

個人連絡先、レジュメの各項目はどちらの情報を残すか選択できますが、下記項目は「基準とするレコード」で選択されたレコードの情報が残ります。

  • ID
  • 所有者
  • データ登録日
  • データ登録者
  • フェーズ履歴
  • 自動マッチング条件(レジュメのみ)

  

「!重複あり」が表示されない場合の確認方法

下記3つの可能性があります。

  1. 1つの個人連絡先に対して、同じ内容のレジュメが複数紐づいている
    HRBCでは一つの個人連絡先に対し複数のレジュメを紐づけることができます。
    例えば、Aさんの個人連絡先に「レジュメA」と「レジュメA’」が紐づいている場合、個人連絡先は1つなので重複チェックには引っかかりません。
    該当レジュメの「個人氏名」リンクから個人連絡先詳細を開き、サブリスト レジュメに複数のレコードが登録されていないか確認してください。
    複数登録されていてレコードをマージしたい場合は、「マージ」ボタンから操作可能です。

  2. レジュメの「重複あり」ボタンから、すでに「重複としない」に設定したことがある
    再度重複チェックを行いたい場合、アクションメニュー「個人連絡先重複チェック再実行」を実行してください。

  3. 登録後にデータ内容を編集した
    データ登録時に重複チェック条件に当てはまらず、登録後に電話番号やメールアドレスを追記・編集して条件に合致したとしても、自動で重複チェックはされません。
    再度重複チェックを行いたい場合、アクションメニュー「個人連絡先重複チェック再実行」を実行してください。

 

重複チェック再実行

自動で重複チェックされるのは、個人連絡先が新規追加されたタイミングのみです。

再度重複チェックを行いたい場合、個人連絡先一覧またはレジュメ一覧のアクションメニューから「重複チェック再実行」を実行します。

「重複チェック再実行」のメニューがない場合には、非表示メニューから表示メニューへと変更が必要です。詳しくはアクションメニューのカスタマイズをご覧ください。

 

◇個人連絡先一覧から:

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◇レジュメ一覧から:

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重複ではないレコードの処理

誤入力やダミー番号などの登録により重複と判断された場合には、「重複としない」処理を行うことができます。

「重複としない」操作後でも、再度重複チェックが実行されると、登録内容によっては重複と判断される場合があります。

 

処理を行うには、「!(重複あり)」ボタンをクリックし、重複したレコードの一覧を表示します。
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重複レコードの一覧画面で、処理を行いたいレコードにチェックを入れ、「重複としない」をクリックします。 
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確認メッセージが表示されますので、「Yes」をクリックします。

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「重複としない」処理を行ったレコードは、「!」ボタンは表示されなくなります。
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重複レコードのマージ処理

同じ求職者のレコードが2つ存在している場合、マージ(統合)を行うことができます。

※求職者データは、「個人連絡先」、「レジュメ」の2階層になっておりますので、各レコードをそれぞれマージしてください。

※マージしたレコードを元に戻すことはできません。

 

個人連絡先のマージ

まずは「個人連絡先」のマージ操作を行います。

「!(重複あり)」ボタンを押すと、「個人連絡先」をマージするための重複一覧が表示されます。
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一覧画面でマージしたいレコードにチェックを入れ、「次へ」をクリックしてください。

一度の操作で3件まで選択可能です。
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マージのためのデータ選択画面が表示されます。

画面の左から、項目名、データ選択領域、データ編集領域となっています。
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まずは「基準とするレコード」を選択します。

※システム管理者の設定により、「基準とするレコード」が固定で選択できない状態になっている場合もございます。

ID、所有者、データ登録日、データ登録者などのシステム型項目は、「基準とするレコード」で選択したレコードの情報が残ります。
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各項目について、入力値が不一致の項目はデータ選択領域にラジオボタンが表示されますので、残したいデータを選択してください。
チェックボックスが表示される項目は、両方のデータを残すことも可能です。

画面右側のデータ編集領域で、情報を追記、編集することも可能です。

全ての選択、編集ができたら「次へ」をクリックします。
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確認メッセージが表示されますので、「マージする」をクリックしてください。

再確認したい場合、「戻る」をクリックするとひとつ前の画面に戻ります。

 

※個人連絡先のマージ処理が完了した時点で「!」ボタンは表示されなくなります。
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レジュメのマージ

「個人連絡先」のマージができたら、続けて「レジュメ」のマージを行います。

「レジュメのマージ」ボタンをクリックしてください。

尚、レジュメのマージが不要な場合は「閉じる」で作業を終了できます。

「さらにマージする」をクリックすると、個人連絡先の重複レコード一覧画面に遷移します。

※既にどちらかのレジュメが削除されている場合などは、マージ対象がないためレジュメのマージは行えません

 

「レジュメのマージ」をクリックすると、重複している「レジュメ」レコードの一覧が表示されます。

マージしたいレコードにチェックを入れ、「次へ」をクリックしてください。
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個人連絡先の時と同様、「基準とするレコード」の選択、各項目の選択と編集を行い、「次へ」をクリックします。

※システム管理者の設定により、「基準とするレコード」が固定で選択できない状態になっている場合もございます。
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「次へ」ボタンを押すと、個人連絡先の時と同様にメッセージが表示されますので、「マージする」をクリックしてください。

再確認したい場合、「戻る」をクリックするとひとつ前の画面に戻ります。
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完了するとメッセージが表示されますので、「閉じる」をクリックして画面を閉じてください。

「さらにマージする」をクリックすると、レジュメの重複レコード一覧画面に遷移します。
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「!(重複あり)」が表示されていない個人連絡先のマージ

個人連絡先一覧からは、「!(重複あり)」が表示されていないレコードをマージすることも可能です。

※レジュメ一覧からの操作はできません。
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個人連絡先一覧画面で、マージしたいレコードにチェックを入れ、「一括アクション」の「選択した個人連絡先をマージ」をクリックしてください。

※メニューが表示されていない場合は、カスタマイズ>アクションメニューの編集から該当メニューを表示するための操作が必要です。
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対象レコードの一覧が表示されたら、以降の操作は重複レコードのマージ処理と同様の流れで操作してください。

 

1つの個人連絡先に複数のレジュメが紐づいている場合のマージ

重複チェック機能は、個人連絡先が重複しているか否かで「重複あり」表示が出るようになっています。

1つの個人連絡先に複数のレジュメが紐づいている場合は、レジュメに「重複あり」表示が出ることはありません。

但し、個人連絡先詳細画面内のサブリストからレジュメのマージを行うことができます。

 

個人連絡先の詳細画面を開き、サブリストに表示されている「マージ」ボタンをクリックしてください。
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データ検索のための画面が表示されますので、「検索」ボタンをクリックしてください。

 

対象レジュメの一覧が表示されたら、以降の操作は重複レコードのマージ処理と同様の流れで操作してください。

※表示される画面はレジュメのマージ画面です

 

エラー:『対象となるデータに他のデータが関連付けされているため、マージできません。

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マージをしようとしているレジュメそれぞれに同じJOBの選考プロセスが存在する場合、エラーとなります。

選考プロセスは、同じ組み合わせ(JOBと求職者)を複数作成することができません。
本エラーが発生した場合は、どちらかの選考プロセスを削除してからマージを行ってください。

 

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