メール設定 – ヘルプページ

概要／メール設定画面へのアクセス方法
メール設定の種類について
ユーザーメール設定／直後に行われる［過去のメールの取り込み］について
メール設定【Office 365】について
メール設定【Gmail】について
メール設定【その他のメールサービス】について

概要／メール設定画面へのアクセス方法

PORTERSには、メール送信を行う機能や、メールボックス機能が備わっています。

本メール設定を行わずとも、その機能の一部（メール送信）を利用する事は可能ですが、メール設定を行う事で、ご利用中のメールサービス（メールサーバー）から受信メールを取り込んだり、ご利用中のメールサービス（メールサーバー）経由でメールを送信する事が可能となります。

なお、この設定は［メール設定を行う事により利用可能な機能］をご使用される、PORTERSユーザー様毎に行う必要があります。

画面の右上に表示されている、［ログイン中のユーザー名］をクリックし、現れるプルダウンから［メール設定］をクリックすると、メール設定画面にアクセスできます。

以降の操作について、詳しくは後述いたします。

メール設定の種類について

メール設定の状態には、次の4種があります。動作の違いを端的に記します。
未設定を除く、3種類のメール設定に関する特徴や設定方法等について、詳しくは後述のセクションにてお確かめください。

Office365

クラウド型オフィススイートとして、Microsoft 365 を採用している事業者／ユーザー様向けの設定です。
詳しくは、後述のセクションにて、特徴や設定方法、ご留意点などお確かめください。

メール送信：　Microsoft 365（旧称 Office365）のメールサーバーから、メールを送信します。
メール受信：　Microsoft 365（旧称 Office365）のメールサーバーから、受信メールを取り込みます。

※ 本機能を利用可能とする為の認証を、Oauth 2.0 (先進認証) にて行います。Microsoft 365 アカウントへのログインが必要です。

※メール設定後に利用可能となる、メールの送信時にMicrosoft のメールサーバーから送信を行うようになる点と受信メールの取り込み機能の内、どちらか一方のみを利用可能な状態にする事はできません。必ず両方が利用可能な状態となります。

Gmail

クラウド型オフィススイートとして、Google Workspace を採用している事業者／ユーザー様向けの設定です。
詳しくは、後述のセクションにて、特徴や設定方法、ご留意点などお確かめください。

メール送信：　Gmail のメールサーバーから、メールを送信します。
メール受信：　Gmail のメールサーバーから、受信メールを取り込みます。

※ 本機能を利用可能とする為の認証を、Gmail API（OAuth 2.0）にて行います。Google Workspace のアカウントへのログインが必要です。

※メール設定後に利用可能となる、メールの送信時に Gmail のメールサーバーから送信を行うようになる点と受信メールの取り込み機能の内、どちらか一方のみを利用可能な状態にする事はできません。必ず両方が利用可能な状態となります。

その他のメールサービス

Microsoft 365 や Google Workspace 以外のオフィススイートや、メールサーバーを採用している事業者／ユーザー様向けの設定です。
詳しくは、後述のセクションにて、特徴や設定方法、ご留意点などお確かめください。

メール送信：　PORTERSのサーバーから、メールを送信します。
メール受信：　設定されたメールサーバーから、IMAP/POPで受信メールを取り込みます。

※ お使いのメールサービスやメールサーバーが、IMAP/POP に対応しているのか否かについては、それぞれのサービス提供元や管理者様へお確かめください。

※（管理者様向け）PORTERSのサーバーからメールを送信する場合の、メールの到達率を上げる／メールの不達を減らす為の対策をご検討ください。→ 参考：　PORTERSからのメールが届かない場合の対応策

未設定（初期状態）

メール送信：　PORTERSのサーバーから、メールを送信します。
メール受信：　受信メールの取り込みは行えません。

ユーザーメール設定／直後に行われる［過去のメールの取り込み］について

メール設定の操作の過程で、「ユーザーメール設定」画面に至ります。
この画面では、メール設定により連携するメールサーバーからの、受信メールを取り込む動作に関わる設定を行います。

適切な設定内容を指定し、［保存］ボタンをクリックする事で、メール設定およびユーザーメール設定が反映されます。

※この画像は、メール設定「Office 365」の場合の画面です。

過去のメールを取り込みますか？

メール設定を完了すると、連携先のメールサーバーから、過去に受信したメールをPORTERSへ取り込む動作をします。
受信日時を根拠に取り込み対象となるメールを判定する際の判定基準日を、次の3つから指定します。

本日　：　メール設定を完了した、当日に受信したメールを、取り込み対象とします。
3ヶ月(90日)　：　メール設定を完了した日を含む、90日前までに受信したメールを、取り込み対象とします。
6ヶ月(180日)　：　メール設定を完了した日を含む、180日前までに受信したメールを、取り込み対象とします。

※取り込み対象となるメールの、厳密な判定基準については、メール設定の種類により異なります。後述の解説にてお確かめください。

Office 365 の場合
Gmail の場合
その他のメールサービスの場合

※ご協力をお願いいたします／複数ユーザーが同日にメール設定を行う場合

複数のユーザーが、同時に大量のメール取り込みを動作させた場合、サーバーの過負荷により、メール取り込みが著しく遅延する事態を招く可能性があります。例えば、10名以上のPORTERSユーザー様が、同日にメール設定を行う状況下においては、「本日」を指定し、メール設定を終えていただきますようお願い申し上げます。

受信メールを自動的にシェアしますか？

PORTERSでは、取り込んだメールを「シェアする」状態にする事で、他のユーザーと共有する事ができます。

これにより、クライアント企業の担当者や、求職者と、社内の誰が、いつどのようなメールのやりとりをしているのかを、確認可能な環境にする事ができます。

シェアする　：　取り込んだメールの初期状態が「シェア」有効となります。
シェアしない　：　取り込んだメールの初期状態が「シェア」無効となります。

「シェア」が有効のメールは、同一のPORTERS環境にログインしたユーザーから閲覧可能な状態となります。
ただし、他のユーザーから常に全てのメールが無制限に閲覧できる訳では無く、一定の条件を満たしたメールのみが、「リソースメールボックス」に表示されます。メールボックス機能の詳細については、【メールボックスについて】にて、お確かめください。

※ご注意ください

本設定は、ユーザーメール設定直後に行われる［過去のメールの取り込み］時だけでなく、メール設定完了に以降、自動的に取り込まれるメールにも適用されます。
取り込まれたメール毎に、ログインユーザーのユーザーメールボックスにて、「シェア」有効⇔無効をひとつひとつ手作業で切り替える事は可能です。
メール設定をし直す事で、この設定項目の指定内容を見直す事はできますが。その時点で既に取り込み済みのメールの「シェア」の有効/無効状態は切り替わりません。後から、メールひとつひとつの「シェア」有効⇔無効を手作業で変更するのは大変かと存じますので、ご判断の際は十分ご留意ください。（メール設定作業自体を中止したい場合は、［キャンセル］ボタンや［×］ボタンから、中止できます。）
- 参考：よくある設定や判断の着眼点など
  - PORTERSの機能をフルに活用した業務・運用をお考えのユーザー様は、「シェアする」にご設定される事をご検討ください。
  - 万が一にも他の従業員の目に触れてはいけないメールが、「シェア」が有効な形で取り込まれてしまう事態を防ぐ事を優先する場合は、「シェアしない」に設定する事をご検討ください。（例：経営層の方や役職者様など）

メール設定【Office 365】について

クラウド型オフィススイートとして、Microsoft 365 を採用している事業者／ユーザー様向けの設定です。

メール設定【Office 365】の特徴
ご留意いただきたい点や制限など【Office 365】
メール設定の操作手順【Office 365】
差出人メールアドレスを変更したい場合【Office 365】

メール設定【Office 365】の特徴

メール設定完了後、次のような動作となります。

メール送信

Microsoft 365（旧称 Office365）のメールサーバーから、メールを送信します。
メールに添付できる添付ファイル容量は3MBまでとなります。
［メール設定に用いた Microsoft 365 アカウント］とは異なるメールアドレスを差出人とするメールを送信したい場合、ご利用の Microsoft 365 の仕組み／テナント／アカウントが許容している範囲でのみ可能です。
必要な設定等について、詳しくは Office365 差出人の変更にてお確かめください。

メールボックス関連

Microsoft 365（旧称 Office365）のメールサーバーから、メールを取り込みます。
メールの取り込みは、通常は自動的に約10分間隔で行われます。もしくはメールボックスを開いたり、メールボックス内の更新ボタンをクリックすると取り込みが開始されます。（サーバーの混雑状況により、反映に時間を要する場合があります）
- 稀に、メールの受信から取り込みまでに数時間から半日程度を要する状況が生じる場合があります。そうした状況下での運用を想定した備えを強くお勧めします。
PORTERSのメール機能にて送信したメールは、Microsoft 365 のメールサーバー（送信済みアイテム）に反映されます。
Microsoft 365 のメールクライアント（Outlook等）や、他のメールクライアントにて送信したメールは、PORTERSのメールボックス（送信済み）に反映されません。

【Office 365】取り込まれるメールの判定条件：　次の3つの条件を満たしたメールが対象です。

該当のPORTERSユーザーにおいて、まだ取り込まれた実績が無いメールである事。
連携した Microsoft 365 アカウントのメールボックス内の［inbox］（受信トレイ）に存在する（＝フォルダ仕分けされていない）メールである事。
最後にメール設定を完了した日以降、なおかつ過去4日以内（日本時間の日付で判定。時刻は考慮せず）に受信したメールである事。
（※ただし、ユーザーメール設定直後の［過去のメールの取り込み］においては、「過去メールを取り込みますか？」で指定した期間中に受信したメールであれば対象となり得ます）

ご留意いただきたい点や制限など【Office 365】

メール設定後に利用可能となる、メールの送信時にMicrosoft のメールサーバーから送信を行うようになる点と受信メールの取り込み機能の内、どちらか一方のみを利用可能な状態にする事はできません。必ず両方が利用可能な状態となります。
本機能のご利用には、メール設定に用いるMicrosoft 365アカウントにおいて、Exchange Online（メールボックス）が含まれるMicrosoft 365プランのご契約／ライセンスが必要です。
- ご利用のプランやライセンスの確認方法については、Microsoft のサポート情報にてお確かめください。
- 参考情報：例えば、次のプランは該当しない為、対象外です。
  　- Microsoft 365 Personal
  　- Office Home & Business
  　- Office Personal
  　- Microsoft 365 Apps
PORTERSは、Microsoft Graph API（OAuth 2.0／先進認証）を利用して、Exchange Onlineのメールボックスへ接続します。
- メール設定の操作の過程で、メール設定に用いるMicrosoft 365アカウントへログインの上、PORTERSのメール機能（Microsoftは、エンタープライズアプリ「HRBC Mail Service」として認識および表現します）に必要な『委任されたアクセス許可』（User.Read, Mail.Read, Mail.ReadWrite, Mail.Send）への同意を行う必要があります。
  　- 行き詰まる場合は、次のページをご参考に対処法をご検討ください。
  　　→ メール設定／Office365の設定で行き詰まる場合のヒント
  - なお、『アプリケーションのアクセス許可』は、必要としていません。
    　- 参考（外部サイト）：Microsoft Graph のアクセス許可の概要
メール設定後、メール送信機能を利用しないまま 90日が経過すると、メールの送信／メールの取り込みの機能が利用できない状態となります。（一定期間 Microsoftの仕組みにアクセスできる状態を保つ仕組みが、メール送信を行わない事により期限切れに至り失効する為）
- 該当の状況に至っていると思われる場合は、メール設定を一旦解除し、改めて設定し直してみてください。
- 該当の状況下でメールの送信を試みると『Office 365 REST API 再認証が必要です』というメッセージが表示されます。［再認証］ボタンから改めて認証を行う事で、改めて機能を利用できる状態になります。
- Microsoft 365 の仕組みを用いる都合上、PORTERSの機能を用いてメール送信を行う際には、Microsoft が定めている制限や、お使いの Microsoft 365 のテナントやアカウントに適用されている制限や機能が反映されます。詳しくは、Microsoftのサポート情報や各種設定画面等でお確かめください。（設定状況や仕様をお確かめになる際は、Microsoft は、PORTERSのメール機能をエンタープライズアプリ「HRBC Mail Service」として認識および表現する点にご留意ください。）
  - 参考（外部サイト）：Exchange Online のメールフロールール (トランスポートルール)
  - 参考（外部サイト）：Exchange Online の制限 -> 送信の制限

メール設定の操作手順【Office 365】

画面の右上に表示されている、［ログイン中のユーザー名］をクリックし、現れるプルダウンから［メール設定］をクリックすると、メール設定画面にアクセスできます。［Office 365 にログインする］をクリックしてください。

Microsoft による認証

ここからは、Microsoft による認証を行う為の仕組みの画面です。
まず、認証に用いる Microsoft 365 アカウントや、ログイン状態の確認が行われます。［メール設定に用いる Microsoft 365 アカウント］を指定およびログインの上で操作を進めてください。

（お使いのブラウザにおける Microsoft 365 のログイン状況やご利用状況により、ログインを求められる場合／認証に用いるアカウントの選択を求められる場合／既にログイン済みのアカウントを用いる事を前提に、自動的に次の画面に至る場合 …等、動作は様々です）

続いて、PORTERSのメール機能に対する、アクセス許可の承諾を求める画面になりますので、記載されている Microsoft 365 アカウントが、メール設定に用いたいメールアドレスと完全一致していることを確認し、「承諾」をクリックします。（参考：Microsoft は、PORTERSのメール機能をエンタープライズアプリ「HRBC Mail Service」として認識および表現します）

補足

既に、アクセス許可が承諾されている（＝本操作を実施済みの）Microsoft 365 アカウントの場合は、この画面がスキップされます。
上記とは異なる画面（例：『管理者の承認が必要』画面など）になってしまい、承認プロセスを完了させる事ができない場合は、次のヘルプもお確かめください。→ メール設定／Office365の設定で行き詰まる場合のヒント

ユーザーメール設定

本画面の設定項目について詳細は、前述の【ユーザーメール設定／直後に行われる［過去のメールの取り込み］について】にてお確かめください。

適切な設定内容を指定の上、［保存］ボタンをクリックする事で、メール設定完了です。

完了後、メール設定画面は次のような表示となります。

差出人メールアドレスを変更したい場合【Office 365】

［メール設定に用いた Microsoft 365 アカウント］とは異なるメールアドレスを差出人とするメールを送信したい場合、ご利用の Microsoft 365 の仕組み／テナント／アカウントが許容している範囲でのみ可能です。委任設定を済ませておく必要があります。
必要な設定等について、詳しくは Office365 差出人の変更にてお確かめください。

［メール設定に用いた Microsoft 365 アカウント］とは異なるメールアドレスを差出人とするメールを送信しようとすると、次のような注意喚起メッセージが表示されます。（ただし一度でも「今後このメッセージを表示しない」にチェックを入れて送信を試みた実績がある場合は、それ以降、本メッセージは表示されなくなります。）

なお、この画面は、［メール設定に用いた Microsoft 365 アカウントとは異なるメールアドレス］を差出人とするメール送信ができない事を示すものではありません。（メール送信に必要な設定が完了しているか否かに関わらず＝可否に関わらず、表示されるものです）

差出人の確認_Office365.png

上記のメッセージにて言及している「委任設定」が未済の状況下で［YES］をクリックし、メール送信を試みた場合、エラー検知され、送信に失敗します。

メール設定【Gmail】について

クラウド型オフィススイートとして、Google Workspace を採用している事業者／ユーザー様向けの設定です。

メール設定【Gmail】の特徴
ご留意いただきたい点や制限など【Gmail】
メール設定の操作手順【Gmail】
差出人メールアドレスを変更したい場合【Gmail】