メール設定

 

概要

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HRBCからメール送信のみを行う場合は、本設定は不要です。

HRBCでメールの受信をする場合は、本設定が必要です。また、ご利用されているメールサービスにより設定手順が異なります。

・Office365
・Gmail
・上記以外のメールサービス

上記のサービスで手順が異なりますので、それぞれの説明箇所をご確認ください。


※ Office365/Gmailをご利用されていて、かつHRBCで2020年8月11日以前にメール受信設定をされている場合、設定の切り替えが必要となります。現在のメール受信設定を解除し、新たにOffice365/Gmailの受信設定を行ってください。

Office365をご利用されている場合

HRBCで行うメールの送受信を、Office365を経由して行います。

※現在、送信メールがOutlookの送信トレイに残らない状態となっております。送信トレイに残るよう、近日中に修正を予定しております。

※HRBCでメール受信せず、メール送信のみをOffice365経由で行うことはできません。

 

【Office365-設定の手順①】

右上の設定から「メールサーバー」をクリックします。
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新規ボタンから、Outlook Office365のサーバーを登録します。
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【Office365-設定の手順②】

右上のユーザーネームをクリックし、「メール設定」をクリックします。

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「Office365にログインする」をクリックします。

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Office365にログイン中の場合は、Microsoftのアクセス許可の画面が表示されます。
記載されているメールアドレスがユーザーID(ログイン時に使用するメールアドレス)と完全一致していることを確認し、「承諾」をクリックします。

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Office365にログインしていない場合は、Microsoftのサインイン画面が表示されます。Office365にログインし、アナウンスの通りに進めます。

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ユーザーメール設定画面が開きます。詳細設定を選択し、「保存」をクリックします。

過去メールの取込み
設定を保存した際に、いつの受信メールから取り込むのかを設定できます。
但し、受信メールサーバーに該当期間の受信メールが残っていない場合は取り込むことはできません。

シェア設定
HRBC独自の機能で、受信したメールをHRBC上でシェア(共有)するか、しないかの設定です。

  【推奨設定】一般ユーザー: シェアする/経営者、事業責任者ユーザー : シェアしない

基本的には企業担当者や求職者とのやりとりを共有することが業務の効率化、サービスレベルの改善につながると考えられるため、通常は「シェアする」設定を推奨します。

但し、経営者、事業責任者様のアカウントではメールに機微情報が含まれることがあるため、受信時は自動シェアせず、メール内容を確認した後に個別にシェアする運用を推奨いたします。

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状態が利用中に変わります。

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 【fromを別のメールアドレスに変える場合のOffice365設定】

HRBCのメール送信画面では、fromのメールアドレスをご自身のIDのメールアドレス以外のものに変えることが可能です(fromのメールアドレス切り替えは、ユーザー情報画面の「追加アドレス1」を登録することで可能になります)。しかし、事前にOffice365で設定せずに送信するとエラーになってしまいます。その為、事前にoffice365管理者の方がExchange管理センターでアクセスを許可する設定をしておく必要があります。

参考URL
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/admin/create-groups/allow-members-to-send-as-or-send-on-behalf-of-group?view=o365-worldwide

 

【Office365-その他の注意点】

  • Office365のメール受信は、INBOXのメールのみ受信可能となります。別のフォルダに振り分けられたメールは受信できません。
  • メール送信は、office365側で設定された内容に準じます。例えば、メール誤送信防止の為の遅延設定などをoffice365側で設定している場合、HRBCからのメール送信も設定された時間だけ遅延します。

 

Gmailをご利用されている場合

HRBCで行うメールの送受信を、Gmailを経由して行います。
事前にGoogle APIの設定を行っていただく必要がありますので、まずは【Google API OAuth2.0】のページにある資料をご参照の上、設定をしてください。

※HRBCでメール受信せず、メール送信のみをGmail経由で行うことはできません。

 Google APIの設定完了後、以下の手順に進みます。
 

【Gmail-設定の手順①】
右上の設定から「Google API設定」をクリックします。
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Google API設定でGoogleから発行されたクライアントIDとシークレットキーを入力し、保存します。slide42.png

 

 

【Gmail-設定の手順②】

右上の設定から「メールサーバー」をクリックします。
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新規ボタンから、Gmailのサーバーを登録します。
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【Gmail-設定の手順③】

右上のユーザーネームをクリックし、「メール設定」をクリックします。

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「Googleにログインする」 をクリックします。

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Googleのログイン画面が表示されます。アカウントを選択します。

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下記画面が表示された場合は、「詳細」をクリックし、「porterscloud.com(安全ではないページ)に移動」をクリックします。

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「メール メッセージと設定の表示」「ユーザー本人に代わってメールを送信」などの許可を確認する画面が表示された場合は、「許可」をクリックしてください。(下記画面は既に許可された画面です)

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ユーザーメール設定画面が開きます。詳細設定を選択し、「保存」をクリックします。

過去メールの取込み
 設定を保存した際に、いつの受信メールから取り込むのかを設定できます。
但し、受信メールサーバーに該当期間の受信メールが残っていない場合は取り込むことはできません。

シェア設定
 HRBC独自の機能で、受信したメールをHRBC上でシェア(共有)するか、しないかの設定です。

  【推奨設定】一般ユーザー: シェアする/経営者、事業責任者ユーザー : シェアしない

基本的には企業担当者や求職者とのやりとりを共有することが業務の効率化、サービスレベルの改善につながると考えられるため、通常は「シェアする」設定を推奨します。

但し、経営者、事業責任者様のアカウントではメールに機微情報が含まれることがあるため、受信時は自動シェアせず、メール内容を確認した後に個別にシェアする運用を推奨いたします。

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状態が利用中に変わります。

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 【fromを別のメールアドレスに変える場合のGmail設定】

HRBCのメール送信画面では、fromのメールアドレスをご自身のIDのメールアドレス以外のものに変えることが可能です(fromのメールアドレス切り替えは、ユーザー情報画面の「追加アドレス1」を登録することで可能になります)。しかし、事前にGmailで設定をせず送信するとGoogleがメールアドレスを元に戻してしまい、そのまま送信されていまいます。その為、事前にGmailの設定画面で、差出人アドレスを追加しておく必要があります。

こちらのページをご確認の上、設定をしてください。
Gmail 差出人の変更

 

【Gmail-その他の注意点】

  • Gmailのメール受信は、受信トレイのメールのみ受信可能となります。ラベルで振り分けられたメールは受信できません。
  • メール送信は、Gmail側で設定された内容に準じます。例えば、メール誤送信防止の為の遅延設定などをGmail側で設定している場合、HRBCからのメール送信も設定された時間だけ遅延します。

 

その他のメールサービスをご利用されている場合

Office365/Gmail以外のメールサービスをご利用されている場合、HRBCでメールを受信するには下記2つの設定が必要です。

①グローバルメール設定:会社全体の設定で、システム管理者が行います
②ユーザーメール設定:ユーザー毎の設定で、ユーザー自身が行います

※HRBCからのメール送信のみでしたら、設定不要でご利用頂けます。

 

事前に下記の必要情報をご確認ください。

必要情報 備考
IMAP/POP3

設定可能な値は以下のいずれかです。

・IMAP

・POP3

セキュリティ

設定可能な値は以下のいずれかです。

・なし

・SSL

サーバー 受信メールサーバーの外部アクセス用のサーバー名をご確認ください。
ポート番号 受信メールサーバーで設定されているポート番号をご確認ください。
アカウント名

該当メールアドレスのアカウント名をご確認ください。

設定可能な値は以下のいずれかです。

・HRBCユーザー情報のメールアドレスと完全一致

・HRBCユーザー情報のメールアドレスの@以前のホスト部分と一致

パスワード 該当メールアカウントへ接続する際のパスワードをご確認ください。

  

 

メールサーバーの設定

  • 「サーバ」の項目に設定するのは、受信メールサーバの外部アクセス用ドメインです
  • 社内アクセス用ドメイン(192.168から始まるローカルIPアドレス)ではHRBCでのメール受信はできません
  • 受信メールサーバ側でアクセス制限をかけている場合は、設定が正しくてもHRBCでのメール受信はできません
  • 受信メールサーバ側でIPアドレス制限を行っている場合は、以下の3つの設定をお願いします。
    52.69.227.39
    3.114.155.87
    3.114.148.79


メールサーバーの設定を行う場合、HRBC画面右上の設定(歯車アイコン)から「メール設定」を選択します。

 

初めて設定する場合はすぐに新規登録画面が開かれます。

既に登録されている設定がある場合は一覧画面が開かれますので、追加設定するには「新規」ボタン、既存の登録内容を変更したい場合は鉛筆ボタン、

既存の登録内容を削除したい場合はゴミ箱ボタンをクリックしてください。

 

新規追加または変更をする場合は、 事前に社内で使用されている受信メールサーバの設定をご確認の上、HRBCに同内容をご登録ください。

※受信メールサーバがどのような設定になっているかは、自社内のメール等システム管理を担当されている方へご確認ください。
ポーターズでは、ユーザー様の会社の受信メールサーバの設定は確認できません。

 

 

ユーザーメール設定

  • 受信メールサーバ設定が複数ある場合、HRBCユーザーIDに登録しているメールアドレスで使用する受信メールサーバを選択してください
  • 受信メールアドレスのアカウント名が、HRBCユーザーIDのメールアドレスまたはメールアドレスの@以前の情報と異なる場合は設定できません
  • HRBCでメールを受信した場合も、他のメーラーでも受信メールを確認することができます
  • 受信メールを他のメールアドレスへ自動転送することはできません
  • メール受信時の通知機能はありません
  • 他のメーラーでメール受信した際に受信メールサーバからメールが削除される設定になっていると、HRBCのメール設定が正しくても受信メールが確認できない場合があります

 

【設定の手順】

右上のユーザーネームをクリックし、「メール設定」をクリックします。

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「設定画面で設定する」 をクリックします。

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ユーザーメール設定画面が表示されます。設定し、「保存」をクリックします。

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①アカウント名とパスワード

アカウント名として選択できるのは、ユーザーIDとして登録されているメールアドレスの「メールアドレス全体」か「ユーザ名(@以前の部分)」です。

任意設定されたアカウント名をHRBCのメール受信設定で使用することはできません。

パスワードは、受信メールサーバーにアクセスするためのパスワードで、HRBCのパスワードとは異なりますのでご注意ください。

ご不明な場合は、自社内のシステム管理担当者またはご契約プロバイダー等にご確認ください。

②過去メールの取り込み

設定を保存した際に、いつの受信メールから取り込むのかを設定できます。

但し、受信メールサーバーに該当期間の受信メールが残っていない場合は取り込むことはできません。

③シェア設定

HRBC独自の機能で、受信したメールをHRBC上でシェア(共有)するか、しないかの設定です。

  【推奨設定】一般ユーザー: シェアする/経営者、事業責任者ユーザー : シェアしない

基本的には企業担当者や求職者とのやりとりを共有することが業務の効率化、サービスレベルの改善につながると考えられるため、通常は「シェアする」設定を推奨します。

但し、経営者、事業責任者様のアカウントではメールに機微情報が含まれることがあるため、受信時は自動シェアせず、

メール内容を確認した後に個別にシェアする運用を推奨いたします。

 

 【IMAPでフォルダ振り分けをご利用の場合】

IMAPをご利用の場合、フォルダ分けされたメールはHRBCで受信できません。

受信トレイ(Inbox)に入っているもののみが受信できます。

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