メール配信設定とは
PORTERS MAでは、条件に合った求職者に自動でメール配信を行えます。
メール配信設定では、メール配信に関する以下の設定が可能です。
- メール配信対象者のフェーズとその他条件の指定
- 差出人名
- 返信先
- メールの内容
- 配信のタイミング
- 配信後のフェーズ（ジョブ打診のみ）
- メールからJOB応募があった際の変更フェーズとメッセージ連携場所の指定（ジョブ打診のみ）
- 各通知先
なお、お客様独自のメール本文を作成頂く場合には、HTML文書の知識が必要になります。
こちらはヘルプデスクサービスのサポート対象外です。
メール本文の作成を弊社にご依頼頂くことは有償にて、承りますので、ご要望がある場合には別途営業担当までご連絡ください。
【◆ジョブ打診】メール配信設定
前回「送信時間」の1時間前以降～（未来日付も含む）の選考プロセスが配信対象となります。
例）送信時間「18:00」設定の場合 → 選考プロセスフェーズ日付が、昨日「17:00」以降 のProcessが対象。
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PORTERS MAを開き、「◆ジョブ打診」の「メール配信設定」をクリックし、
「＋ 新規作成」ボタンをクリックします。
- メール配信設定作成画面が開きます。
- 1.の一覧に表示されるメール配信設定の名称を入力します。
- 差出人名と返信先アドレスを設定します。
※差出人をレジュメの所有者にする場合は、下記のタグを入力してください。{{RenderUserInfo $.Resume "Resume.P_Owner" "User.P_Name"}}
※送信元のメールアドレスは別途ご指定いただいたものを設定できます。
登録できる送信元メールアドレスは１つのみです。
送信元メールアドレスの設定につきましては、営業担当、またはヘルプデスクまでお問合せください。
※返信先にはレジュメ所有者を設定することもできます。
- メールの件名を入力します。
- メール本文として、メールファイル（.tplファイル）を任意に選択します。
※未選択の場合、あらかじめ用意されたデフォルトテンプレートが適用されます。
※メールファイルの作り方については、おすすめのメール本文作成手順もご参照ください。
- メールからリンクをクリックした後に開くLP画面（JOB一覧/詳細）を任意に選択します。
LP画面は、事前に『JOB設定』にて設定が必要です。
※未選択の場合、あらかじめ用意されたデフォルトテンプレートが適用されます。
- メールからリンクをクリックしてLP画面（JOB一覧/詳細）を開いた場合に、以下で設定した項目を更新します。
また、リンクをクリックしたことを任意のメールアドレスに通知することができます。
※「リンククリック時レジュメ更新項目」、「リンククリック通知先」は必須ではありません。
- メール送信対象となるデータの選考プロセスフェーズと、メール送信時に更新される選考プロセスフェーズを選択できます。
１人の求職者に紐づく複数の選考プロセスがある場合、1通で複数のJOB情報が入ったメールが送られます。
※ ジョブ打診で送れる選考プロセスの数は、1通につき200件までです。
※「メール送信時の選考プロセスフェーズの更新」は必須ではありません。
※「メール送信時の選考プロセスフェーズの更新」を設定した場合、メール配信と同時ではなく、メール配信の1時間前から事前にフェーズが更新されていきます。その為、フェーズ日付はメール送信時間でセットされますが、フェーズのデータ更新日はメール作成時間で更新されます。
仕様の詳細はこちらをご覧ください。
※ 送信対象の条件が満たされている場合、終了フラグが付いていても、送信対象となるのでご注意ください。
※ PORTERSで設定しているフェーズ進行制御は反映されません。
- LP画面（JOB一覧/詳細）から応募をいただいた際に更新するフェーズを選択します。
応募時にメッセージを入力いただけるので、その内容も任意の項目に連携できます。
応募があったことを任意のメールアドレスに通知します。
※「応募完了通知先」には、レジュメ所有者、プロセス所有者を設定することもできます。
※ PORTERSで設定しているフェーズ進行制御は反映されません。
- 送信先メールアドレスを指定します。
個人連絡先のメール型項目のいずれかを1つ以上選択します。
- 送信対象となる求職者の条件をレジュメ項目から指定します。
複数の項目を条件とすることも可能です。
※ 必須ではありません。
※ 送信条件となる選考プロセスとスタッフレジュメの条件、どちらにも合致するレコードが送信対象となります。
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- メール配信をする頻度について設定します。
日時または週次で選ぶことができ、送信時間も毎時0分の任意の時刻を設定できます。
週次を選択した場合のみ、曜日のチェックボックスから1つ～複数の曜日を選択できます。
※「メール送信時間」の設定は、Ｘ時の部分（『：』より前の数字）をクリックするとプルダウンから選択できます。
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- 全体は、このような形になります。
- 設定に問題がなければ、「確認画面へ」をクリックします。
※もし設定に不足がある場合には、「入力必須です」というエラーが出ます。
- メール内容のプレビューと設定内容が表示されます。
問題なければ「設定する」をクリックします。
※「設定に戻る」をクリックすると、1つ前の設定画面に戻ります。
- 作成済みのメール配信設定一覧に戻ります。
【◆レジュメ】／【◆企業担当者】メール配信設定
※ 以下に【◆レジュメ】画面でご案内いたしますが、操作手順は【◆企業担当者】も同様となります。
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PORTERS MAの画面にて、「◆レジュメ」の「メール配信設定」を開き、「＋ 新規作成」ボタンをクリックします。
- メール配信設定作成画面が開きます。
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設定名：1.の一覧に表示されるメール配信設定の名称を入力します。
差出人名：メールの差出人名を入力します。
※差出人をレジュメの所有者にする場合は、下記のタグを入力してください。
{{RenderUserInfo $.Resume"Resume.P_Owner""User.P_Name"}}
返信先：返信先のメールアドレスを入力します。
※レジュメ所有者を設定することもできます。
メール件名：メールの件名を入力します。
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メールファイル：「ファイルを選択」から、メール本文となるメールファイル（.tplファイル）を任意に選択します。
※未選択の場合、あらかじめ用意されたデフォルトテンプレートが適用されます。
※メールファイルの作り方については、おすすめのメール本文作成手順もご参照ください。
ページファイル：「ページ設定」画面で設定したアンケートページなどのページファイルを選択します。
※未選択の場合、あらかじめ用意されたデフォルトテンプレートが適用されます。
リンククリック時レジュメ更新項目：メール受信者がアンケートなどのページリンクをクリックした際、その日付けで更新する日付型項目を選択します。
リンククリック通知先：ページリンクがクリックされた際に通知メールを受け取るメールアドレスを入力します。レジュメの所有者を設定することもできます。
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送信基準日：メール送信の基準となる日付型項目を選択します。日付が基準となり、「時分」は考慮されません。
送信タイミング：送信基準日の当日、送信基準日の3日前など、タイミングを設定します。
- アンケート回答完了通知先：アンケートページで回答が完了した際の通知先メールアドレスを入力します。レジュメの所有者を指定することもできます。
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送信先メールアドレス：送信先メールアドレスを指定します。
個人連絡先のメール型項目のいずれかを1つ以上選択します。
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送信対象レジュメ条件：送信対象となる求職者の条件をレジュメ項目から指定します。
複数の項目を条件とすることも可能です。
※必須ではありません。
- メール送信時間：メール配信が開始する時刻を設定します。
※メール送信時間の1時間前から、送信対象データの集計が始まります。
- 「確認画面へ」ボタンをクリックします。
- メール内容のプレビューと設定内容が表示されます。
問題なければ「設定する」をクリックします。
※「設定に戻る」をクリックすると、1つ前の設定画面に戻ります。 - メール配信設定一覧に追加されます。
テスト配信
メール配信設定画面から、各設定ごとに、テスト配信を行うことができます。
テスト配信は、指定したIDに対して行なわれます。
テスト用にデータを登録し、そのIDに対してテスト配信を行うことで、実際に届くメール内容を確認することができます。
◆ジョブ打診
１人の求職者に紐づく複数のProcess IDを指定すると、1通で複数のJOB情報が入ったメールをテスト確認できます。
*条件にマッチしていないレジュメの場合送信できません。
*プロセスフェーズ、送信頻度以外の項目が有効となります。
◆レジュメ
*条件にマッチしていないレジュメの場合送信できません。
*送信基準日以外、送信タイミング以外の項目が有効となります。
◆企業担当者
*条件にマッチしていないリクルーターの場合送信できません。
*送信基準日以外、送信タイミング以外の項目が有効となります。
テスト配信の上限について
テスト配信は上限100件までとなりますが、通常配信も含め当日の送信件数が100件を超えるとテスト配信することはできません。
既に80件の通常配信を行っている場合、テスト配信は20件までが可能となります。
例：Standardのご契約で、1日あたりの配信通数上限が1,000通の場合。
〇合計通数
通常配信とテスト配信を併せた通数1000件まで送信可能。
〇テスト配信通数
当日これまでに送信されている全体の上限100件まで。
例えば、既に通常配信3通を送信している状態で100通のテスト配信を行いますと、
97通はテスト配信されますが、3通は送信不可となります。
テスト配信エラー
指定したIDのレコードが「送信対象レジュメ条件に合致しない状態」を表します。
配信設定の「送信対象レジュメ条件」に合致するように、テストレコードの修正をしてください。
テスト送信上限を超過した場合に出るエラーです。
「指定されたエイリアスが無効の状態」の場合に出るエラーです。
【考えられる原因】「テンプレート」で使用しているエイリアスが、環境に存在しない。
「テンプレートのコード記述に何らかの誤りがある状態」の場合に出るエラーです。
上記の画像の場合、14行目の”iindex”はnot defined（そのような定義は無い）ということを表しています。
404はLPテンプレートのエラーです。本番・テスト配信、どちらでも起こり得ます。
無効なエイリアスや、コード記述に誤りがある場合に表示されます。
おすすめのメール本文作成手順
- 「メール配信設定」の「＋ 新規作成」ボタンから新規追加画面を開きます。
PORTERSで提供しているデフォルトのテンプレートをダウンロードします。
- メモ帳などのテキストエディタを開き、ダウンロードしたファイルをドラッグ＆ドロップして開きます。
- 必要な箇所を編集し、保存します。
別名保存した方が後でわかりやすいです。
- PORTERS MAにアップロードします。
設定編集方法
鉛筆ボタンから編集が可能です。
テンプレート新規作成画面と同じ画面が開き、すべての項目について編集頂けます。
メールファイルについては、アップロード済みのファイルをダウンロードしたり、「ファイルを選択」から別のファイルをアップロードしたりできます。
※配信開始前1時間以内に変更した場合、次回のメール配信から変更後の設定が適用されます。
仕様の詳細はこちらをご覧ください。
配信停止 / 設定削除方法
メール配信設定一覧にて「停止する」ボタンをクリックします。
確認画面がポップアップで出現し、「配信停止」ボタンでメール配信を停止できます。
配信停止されました。配信停止中になると、背景色がグレーになります。
※画面を更新すると、配信停止中の設定は一覧の最下部に移動します。
配信停止中になるとごみ箱ボタンが出現します。該当のメール配信設定が不要の場合には削除が可能です。
配信再開方法
メール配信設定一覧にて「再開する」ボタンをクリックします。
メール内容のプレビューと設定内容が表示されます。
問題なければ「設定する」をクリックします。
※「設定に戻る」をクリックすると、メール配信設定一覧に戻ります。
配信中に戻りました。