■ アプリの利用開始
■ 候補者側の設定
■ 自社側の設定
◇ 面談実施日の紐づけ
■ プレビュー
アプリの利用開始
ZLOSSを利用するには、事前にアプリの利用開始、各種設定を行っておく必要があります。
PORTERSのアプリ一覧画面を開き、ZLOSSの「利用開始」ボタンをクリックし、ZLOSSの利用を開始してください。
または、このURLから利用開始が行なえます。
https://zloss.porterscloud.com/external/hrbc/oauth/activation/callback/?subscribe
承認画面が表示されますので、内容をご確認の上、「××（会社ID）の利用を承諾します。」にチェックを入れ、「承諾」ボタンをクリックします。
初期のデータローディングにしばらく時間がかかりますが、終わると上記のようなスタート画面に遷移します。
次回からは、こちらの画面に直接遷移してご利用ください。
左側の赤い！マークの箇所が設定が必要な箇所で、これを設定するとZLOSSの利用が開始できます。
■ 候補者側の設定
ZLOSSでは、エントリーフォーム > 日程選択 > アンケートフォームという順序で候補者が情報入力を行っていきます。
エントリーフォーム
エントリーフォームの設定を行います。初期状態では、氏名とメールアドレスが設定されています。氏名とメールアドレスは必須項目となり、削除できません。追加の質問はいくつでも追加できますが、6個程度までに抑えると離脱を防ぐことができます。
HRBCと同期ボタンを押すと、PORTERSのフィールドが同期されます。PORTERSに新しいフィールドを追加した場合にご利用ください。なお、1日1回、深夜に同期バッチ処理が自動的に走っていますので、直前にフィールドを足した場合以外は利用する必要ありません。同期した場合は、同期が完了したあと画面のリロードを行ってください。
新規追加、または設定済み項目の編集ボタンを押すと、エントリー項目の追加ポップアップが出現します。
- フォーム項目名：候補者に表示される名前（例「お名前を入力してください」）
- HRBC項目名：PORTERSの保存先項目名
- 入力例：候補者に表示される入力例（例「田中 太郎」）
なお、追加した項目は入力の必須・非必須設定ができます。
HRBC項目が数値型、または年齢型の場合、数値の範囲が指定できます。数値の範囲を指定した場合、それ以外の数値を入力した候補者は日程面談調整がスキップされます。
例えば、35歳まで、と設定した場合は、36歳以上の候補者は日程面談に進むことはできません。なお、日程調整がスキップされてもPORTERSへのデータ登録は行われます。
HRBC項目が選択肢型（ドロップダウン、ラジオボタン、セレクトボックス）の場合、選択肢の指定ができます。指定した選択肢を選んだ場合、または指定した選択肢を選ばなかった場合に日程調整がスキップされます。
例えば上の例では、英語力が基礎会話レベルまたはなしの場合に、日程調整がスキップされます。
条件は「次の項目を含まない」「次の項目を含む(or)」から選びます。セレクトボックスの場合は複数条件が選べるため、「次の項目を全て含む(and)」も選択できます。
なお、日程調整のスキップ条件を設定した場合は、必須項目となり、非必須設定ができません。
アンケートフォーム
アンケートフォームは、面談の日程調整が終わったあとに行われます。
動作自体はエントリーフォームとほぼ同じです。アンケートフォームとの相違点は、必須設定ができない点と、エントリーの制限条件が設定できない点です。
重複レジュメ対応
既にPORTERSに登録されている方が再度エントリーした場合、どのフェーズに該当する人をスキップするかの設定です。スキップしたいフェーズにチェックを入れてください。なお、重複条件は下記3つのどれか1つを満たすことです。
- メールアドレスの完全一致
- 電話番号の完全一致 （電話番号の入力があれば）
- 生年月日と氏名の完全一致（生年月日の入力があれば）
メール
自動送信メールのテンプレートを設定します。
「標準テンプレートを挿入」ボタンを押すと、テンプレート例が挿入されます。
2022年6月7日リリース
メール設定が複数作成できるようになり、セグメント毎にメールテンプレートを使い分けることができるようになりました。
メール画面にて、プルダウンからタイトルを選択します。設定が完了するとタイトルの（設定未完了）表示が消えます。
①『デフォルト（設定未完了）』：面談予約が完了した時、リマインドメール送信時、署名をそれぞれ登録します。
②『面談予約に到達しなかった場合（設定未完了）』：求職者が既に登録していた場合、エントリー条件にマッチせず日程調整がスキップされた時、署名をそれぞれ登録します。
①については、デフォルト以外に複数のメール設定を登録することができます。セグメント別にメール内容を変えられたい場合にご利用ください。
画面
候補者が最初にみる画面の設定を行います。
- アイキャッチ画像：一番上に表示される画像を設定します。（jpg, png, gif）
- 画像文言：画像にオーバーレイして表示する文字を設定します。空白可能。
- ヘッドライン：画像の直下に表示される文字を設定します。
- サブタイトル：ヘッドラインの下に表示される文字を設定します。
- メッセージ：ZLOSSの画面をはじめて見た人が困惑しないように、これから何が起こるのか簡潔に説明します。
- 利用規約・個人情報保護方針リンク：御社の利用規約等のリンクを設定します。
- 利用規約・個人情報保護方針のリンク名称：利用規約等の名称を設定します。
■ 自社側の設定
外部カレンダー連携
カレンダーアカウントとの連携を行います。Googleカレンダーか、Outlookカレンダーと連携できます。
カレンダー連携を行わない場合は、「カレンダー連携しない」にチェックを入れて保存してください。
GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookを連携すると、下記の恩恵があります。
- 面談担当者が別の予定をかかえている場合は、面談予定が差し込まれない。（ダブルブッキングされない。）
- 面談担当者のカレンダーに自動的に面談予定が作成される。
- オンライン会議（Google Meet, Microsoft Teams Meeting）のリンクが自動で発行される。
GoogleカレンダーやOutlookを普段から活用されている場合はこちらをご活用ください。
連携を開始するには、Google の管理者権限（新規アプリの利用開始が行える権限）を持ったアカウントで、連携ボタンをクリックしてください。
Microsoft office 365で会議室をイベントオーナーにしたい場合、オーナーにしたい会議室アカウントで連携ボタンをクリックしてください。
「カレンダーイベント開催者（イベントオーナー）」を設定すると、このアカウントからZLOSSの予定が発行されます。ZLOSSに関するすべての予定が集約されるため、ZLOSS専用のカレンダーをつくると扱いやすくなります。より詳しい説明はイベントオーナーに関する詳細説明をご参照ください。
「面談担当者設定」では、どのPORTERSユーザーがどのカレンダーアカウントであるか、マッピング設定を行います。面談担当者に該当するPORTERSユーザーを左に選び、相対するカレンダーアカウントを右に選んでください。マッピングはいくつでも行なえます。
カレンダー系はエラーが起きやすいため、トラブルがあった場合はトラブルシューティングをご参照ください。
「面談担当者設定」では、すべての面談担当者（セグメント設定で設定します）に対応するカレンダーを指定してください。すべての設定が完了しないと、ZLOSSの利用開始ができません。
HRBCフェーズの紐づけ
下記それぞれの段階で、PORTERSレジュメのフェーズを何に設定するかを設定します。
- 個人情報の入力が完了した時（まだ面談予約は完了していません）
- 面談予約が完了した時
- 求職者が既に登録していた場合（PORTERSに重複データが存在した場合）
- エントリー条件にマッチせず、日程調整がスキップされた時
※現在、この設定項目は機能いたしておりません。 - リマインドメールが送信された時（任意）
※現在、この設定項目は機能いたしておりません。
面談実施日の紐づけ > セグメント設定
セグメントは、面談担当者のグループ分けの単位です。セグメントごとに、面談可能日時や地図の設定が行えます。
「人を選ばせる」「場所を選ばせる」というテンプレートがありますが、機能セットは同じで例文が異なります。「人を選ぶのに最適な文章」「場所を選ばせるのに最適な文章」が入っていますので、文章を最初から考えるのが難しい場合にご利用ください。
・セグメント名
候補者にも見えるものですので、選ぶときに迷わないような名前にしてください。例：「営業志望の方はこちら。」「東京近郊でお仕事をお探しの方はこちら。」
・面談方法
オンライン面談、対面面談、電話面談が選べます。それぞれで機能が異なります。
| 地図の表示 |
Meeting URLの発行 ※カレンダー連携済みの場合 |
会議室の割り当て ※カレンダー連携済みの場合 |
|
| オンライン面談 | ✔️ | ✔️ | |
| 対面面談 | ✔️ | ✔️ | |
| 電話面談 | ✔️ |
オンライン面談では、SOKUMENとの連携が可能です。（機能のブラッシュアップを行っています。ご利用の場合、是非一度ヒアリングをさせてください）
カレンダー連携をしている場合、Googleカレンダーの場合は、Google MeetのURLが発行されます。Outlookを連携している場合は、Teams MeetingのURLが発行されます。
・画像、概要
画像と概要は必須ではありませんが、候補者に伝えたい内容を記入してください。オフィスへの行き方や、担当者のプロフィールなどがあると良いです。
・面談曜日、一回の面談時間、面談開始時間
予約可能な面談曜日と、１回あたりの面談時間の設定を行います。時間枠が、この設定に基づいて定義されます。
カレンダーが連携されていない場合は、設定した面談曜日の各時間枠に対して、無条件に予約可能な状態となります。
カレンダー連携をしている場合は、時間枠毎に面談担当者のカレンダースケジュールが埋まっているか否かをチェックし、予約可否を判別し表示します。
・面談設定管理
「PORTERSユーザ」は、文字通り、１つのPORTERSユーザーに対し、１つの時間枠として管理します。
「枠数設定」は、時間枠毎に、予約可能な数を指定する形式を想定しておりますが、現状この設定は限定的にしか機能いたしませんので、ご選択されません様、お願いいたします。将来的に修正を検討いたしております。
・当日面談
当日の時間枠を、予約可能とするか否かを定めます。何時間後から予約可能とするか、時間を指定してください。
・予約表プレビュー（画面上、設定項目名はありません）
予定表に表示させる事が出来る期間を、２週間分/３週間分/４週間分 から指定できます。
また、時間の基準となるタイムゾーンを指定できます。（面談担当者の目線でご設定いただく事を想定しています。海外拠点をお持ちの事業者様は特にご留意ください。スケジュール追加先のカレンダーのタイムゾーン設定と一致させますと、直観的にご利用いただけるかと存じます。）
予約表のプレビュー上においても、表示する時間枠を変更できます他、曜日毎の時間枠単位で、強制的に予約不可として表示させる事も可能です。（前述の「面談曜日、一回の面談時間、面談開始時間」で定めた範囲の中で作用します。）
特定の曜日の特定の時間枠を予約不可とする場合は、予約表プレビュー上の ○ をクリックし、× に変更してください。
・面談担当者、面談担当者の振り分け
面談担当者は、並べた順番で割り当てるか、ランダムに割り当てるかを指定できます。
・メールテンプレート
面談予約が完了しますと、予約者に対し通知のメールが送信されます。その際に送信される内容を、メールテンプレートを指定する形で定めます。（メールテンプレートの内容は、「候補者側の設定 > メール」にて、編集してください。）
セグメントの分け方は、下記の概念図を参考に考えてください。
面談実施日の紐づけ > 休祝日設定
祝日の設定を行います。祝日カレンダーを選択すると、指定した国の祝日が自動的に入ります。（上記キャプチャでは日本の祝日カレンダーが選択されています。）祝日は面談がスキップされますので、面談を実施する場合は右のチェックを入れてください。
なお、祝日カレンダーは未選択のままでも問題ありません。
創業記念日など独自の休日がある場合は、右上の「独自の休日を登録する」ボタンから設定します。毎年入力する必要があります。
その他の設定
「媒体通知メールの転送先」は現在機能しておりませんが、仕様上、入力が必須となっております為、お手数ですが、メールアドレスの体裁を成す何かしらの文字列を入力し、保存してください。
「システムエラー発生時の通知先」は、PORTERSを管理されている方などのメールアドレスを入力してください。エラー発生時だけでなく、面談日程調整がスキップされた場合も、こちらに通知メールが届きます。
※入力方法について：文字列を入力後 Enterキーを押下する事で、ひとつのメールアドレスとして認識され、緑色のボタン状の表示に変化します。これを確認してから保存ボタンをクリックしてください。
■ プレビュー > URL一覧
ここまでの設定を完了すれば、全ての ! マークが消えます。これで設定完了となり、URL一覧が表示できるようになります。
このURLをコピーして、自社サイトに貼り付けたり、媒体からの返信メールに埋め込んだりしてください。
利用使途に合わせて、何個でもURLは発行可能です。
「永続URL」は何回でも利用可能なURL、「ワンタイムURL」は一回しか使えないURLです。
・管理用名称
URLの名前です。
・セグメント名（非必須）
あらかじめセグメントを指定したい場合に選択してください。それ以外のセグメントが非表示になります。
・面談担当者（非必須）
面談担当者を指定したい場合に選択してください。セグメントの選択が必須です。
候補者画面からはわかりませんが、必ずその面談担当者にアサインされるようになります。
・レジュメID（非必須）
相手の候補者のデータが既にPORTERSにある場合は、こちらに Resume ID を入力してください。個人情報の入力がスキップされて、日程調整にダイレクトに進むことができます。
※ 応募者宛ての登録完了メールの宛先は、エントリーフォームの「メールアドレス」にセットされたメール型項目を参照しています。それ以外のメール型項目に入ったメールアドレスには送信されません。
・URLは一回限り有効（非必須）
URLを一回使ったら応募不可能にする設定です。レジュメIDを指定すると、こちらは必ずONになります。
URL生成の半自動化
Resume IDを指定する作業を、PORTERSのアクションボタンで自動化することができます。下記動画をご覧ください。（動画ではPORTERSを旧名称「HRBC」でご案内しております）
PORTERSの設定
→ アクションメニュー 編集
→ レジュメ（ドロップダウン）
→ アクションメニュー（ドロップダウン）
→ アクションメニュー 新規
でZLOSSのボタンを追加します。
URLは、例えば下記のように入力します。レジュメの指定とURLの名前の指定、URLの作成が自動で行われます。（ {tenant-name} はご自身のテナント名になります。ZLOSS管理画面のURLと同じものに書き換えてください。）
https://{tenant-name}.zloss.porterscloud.com/admin/send-urls?url-name={{Resume.P_Name}}&resume-id={{Resume.P_Id}}&submit=1
利用可能なパラメータは下記です。
|
パラメータ名 |
例 |
|
|
URL管理用名称 |
url-name |
{{Resume.P_Name}} |
|
レジュメID |
resume-id |
{{Resume.P_Id}} |
|
セグメントID |
segment-id |
1 |
|
面談担当者ID |
interviewer-id |
{{Session.P_UserId}} |
|
1回限り有効 |
onetime |
1 |
|
作成ボタンを自動押下 |
submit |
1 |