ZLOSS:イベントオーナーに関する詳細説明

 


 

ZLOSSで外部カレンダー連携を行う際、カレンダーイベント開催者(イベントオーナー)という設定がありますが、直感的にわかりにくいため、ページを割いて説明いたします。また、GoogleとOutlookそれぞれのベストプラクティスも説明いたします。

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イベントオーナーとは何か

イベントオーナーとは端的に言うと、「カレンダーの予定を発行するアカウント」です。

GoogleカレンダーやOutlookを手で利用していると、予定を発行する場合自分が予定の発行者(オーナー)になります。

 

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ZLOSSと外部カレンダーを連携すると、ZLOSSによって確定された予定が発行されますが、「誰によって」その予定が発行されるのかを指定する必要があります。(ZLOSSは誰から予定を発行すれば良いか自動的に決定できません。)これが「イベントオーナー」の設定です。

イベントオーナーを「連携ボタンを押した人」にしても良いですが、その場合は「連携ボタンを押した人」のカレンダーにすべての面談予定が登録されてしまうため、通常業務に支障がでるほど不便です。そこで、ZLOSS専用のカレンダーを作成して、イベントオーナーをそのカレンダーにすることをおすすめします。

 

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Googleカレンダーと連携している場合 の、イベントオーナーを、ZLOSS専用のカレンダーに設定する方法

 

前述の通り、イベントオーナーには、ZLOSS専用のカレンダーを設定する事をお勧めしています。
Googleカレンダーと連携して運用される場合に、その目的を達成する為の、典型的な手順をご紹介いたします。
※ただし、以下の手順で、期待通りに設定が完了できる保証はございません。Googleカレンダー および Google Workspace の仕様 / 設定項目 / 設定方法などにつきましては、弊社のサポート外となります事、予めご了承ください。

 

 

なお、「連携しているGoogleアカウント」や、[ZLOSSと連携しているGoogleアカウント]とは、
ZLOSS アプリ > 外部カレンダー連携 画面内 "カレンダーアカウント連携" にて、Googleカレンダーと連携する際にログインを行った Googleアカウント を指しております。
(Googleカレンダーと連携を行う際の留意点については、外部カレンダー連携 にてお確かめください。)

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G-1. 連携しているGoogleアカウントに、専用カレンダーを作成する

■ G-1. 手順 1)
Googleカレンダーへアクセスします。
https://calendar.google.com/
※以降、手順3までは[ZLOSSと連携しているGoogleアカウント]にログインした状態で、操作をお願いいたします。

 

■ G-1. 手順 2)
Googleカレンダーの左側に位置するサイドバー内に表示されているカテゴリ "他のカレンダー" の[+]ボタンをクリック > 「新しいカレンダーを作成」

 

■ G-1. 手順 3)
「新しいカレンダーを作成」画面にジャンプします。カレンダーの名称と説明を適宜任意の内容を入力し、[カレンダーを作成]ボタンをクリック。

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■ G-1. 手順 4)
ZLOSS アプリ > 外部カレンダー連携 画面右上の[カレンダーと同期]ボタンをクリック。同期が完了するのを待ちます。

 

□ 完了
"カレンダーイベント開催者(イベントオーナー)" のプルダウンにて、作成したカレンダーが候補として表示されている筈ですので、それを選択し、ページ末の[保存]ボタンをクリックしてください。

 

G-2. 連携しているGoogleアカウントに、専用カレンダーを共有する

■ G-2. 手順 1)
Googleカレンダーへアクセスします。
https://calendar.google.com/
※以降、手順4までは[専用カレンダーを作成したいGoogleアカウント]にログインした状態で、操作をお願いいたします。

 

■ G-2. 手順 2)
Googleカレンダーの左側に位置するサイドバー内に表示されているカテゴリ "他のカレンダー" の[+]ボタンをクリック > 「新しいカレンダーを作成」

 

■ G-2. 手順 3)
「新しいカレンダーを作成」画面にジャンプします。カレンダーの名称と説明を適宜任意の内容を入力し、[カレンダーを作成]ボタンをクリック。

 

■ G-2. 手順 4)
左側のサイドバー内に、今作成した[ZLOSS専用のカレンダー]が表示されますので、これをクリックし、設定カテゴリ "特定のユーザーまたはグループと共有する" 内に有る[+ユーザーやグループを追加] ボタンをクリック。【特定のユーザーと共有】 画面が立ち上がります。

入力欄をクリックしますと、候補が表示されるかと思います。(候補が現れない場合は、入力欄に[ZLOSSと連携しているGoogleアカウント]の名称またはメールアドレスの一部を入力してください)候補の中から、[連携しているGoogleアカウント]をご選択ください。
[権限]のプルダウンは、「予定の変更」 をご選択の上、[送信] ボタンをクリックします。
[ZLOSSと連携しているGoogleアカウント]宛に、通知メールが飛びます。


■ G-2. 手順 5)

※この手順は、[ZLOSSと連携しているGoogleアカウント]にて、操作が必要です。
※Googleカレンダーにおいても[ZLOSSと連携しているGoogleアカウント]にログイン状態でお願いいたします。

[ZLOSSと連携しているGoogleアカウント]宛に、届いてる、通知メールをご確認ください。
件名は「〇〇さんがあなたとカレンダーを共有しました」もしくは「〇〇 has shared a calendar with you」です。
メールの本文内、後半の辺りにリンクが張ってあるテキスト「このカレンダーを追加。」もしくは「Add this calendar.」をクリック。

Googleカレンダーの画面にジャンプします。
左側のサイドバー内に表示されている"他のカレンダー"に、先ほど作成した[ZLOSS専用のカレンダー]が内包されていれば、共有完了です。

 

■ G-2. 手順 6)
ZLOSS アプリ > 外部カレンダー連携 画面右上の[カレンダーと同期]ボタンをクリック。同期が完了するのを待ちます。

 

□ 完了
"カレンダーイベント開催者(イベントオーナー)" のプルダウンにて、作成したカレンダーが候補として表示されますので、これを選択し、ページ末尾の[保存]ボタンをクリックしてください。

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G-3. 上記の手法で、目的のカレンダーを表示させる事が出来ない場合

上記の手順を完了しましても、目的を果たせない場合。
(ZLOSS アプリ > 外部カレンダー連携 画面内 "カレンダーイベント開催者(イベントオーナー)" のプルダウンにて、目的のカレンダーが候補として表示されない場合)
大変恐れ入りますが、上記の手順を確実に踏めているか、念押しの再確認をいただきつつ、再試行を行う事をご検討ください。
また、"カレンダーアカウント連携" を一旦解除し、再度連携し直す操作をお試しいただく事で、状況に変化が生じるかを、お確かめください。

 

なお、ZLOSSアプリは、

  • [ZLOSSと連携しているGoogleアカウント]のカレンダー
  • [ZLOSSと連携しているGoogleアカウント]に共有されているカレンダー

上記の情報を読み込み、それを "カレンダーイベント開催者(イベントオーナー)" のプルダウンに、候補として表示させる仕組みとなっております。

 

目的を果たせない場合は、Google Workspace の設定により、ZLOSS が必要としている情報へのアクセスに対する、何らかの制限が生じている事が考えられます。
Google Workspaceにて、アプリケーション「Zloss (Porters)」に対して許可されているアクセスの範囲の確認や、[ZLOSSと連携しているGoogleアカウント]に関わる設定を見直すか、別のアカウントを用いてZLOSSと連携させる事 をご検討ください。
(Googleカレンダーと連携を行う際の留意点については、外部カレンダー連携 にてお確かめください。)

※なお、Google Workspace側の確認すべき設定項目や、在るべき設定の状態、確認すべき画面へのアクセス方法など。Google Workspace に関わる事柄につきましては、サポート外となります。お問合せをいただきましても、ご案内致し兼ねます事を、予めお含み置きください。

 

 

Microsoft OutlookでイベントオーナーをZLOSS専用のカレンダーにする

Outlookの場合は、Googleカレンダーとは違って「単純に専用カレンダーを一個作る」だけではうまくいきません。イベントオーナーになりうるものは、下記3つのどれかです。

1. 絶対に面談担当者にならないユーザー

2. ダミーのユーザー

3. 会議室

1番は説明無用かと思いますが、面談担当者にならないユーザーをイベントオーナーにすると、正常に動作します。ただし、面談担当者にならない人のカレンダーに全ての面談予定が入ってしまうので、使いにくいかと思います。

2番は、ダミーのユーザーを作成して、そのユーザーをイベントオーナーにするということです。これならカレンダーに何が入っても気になりませんが、課金対象ユーザーが1人増えてしまうという欠点があります。

3番は、会議室をイベントオーナーにしてしまうという方法です。トリッキーですが、こちらも人のカレンダーを汚す心配がありません。

 

※ Outlookの仕様上、カレンダーのオーナーが面談担当者になることができません。例えばAさんが "ZLOSS" というカレンダーを新規作成して、その新しいカレンダーをイベントオーナーにしても、Aさんは面談担当者になることができません。(予定が正しくブロックされず、ダブルブッキングが生じるようになってしまいます。)

 

以下では会議室の追加の仕方を説明します。

1. Microsoft 365 管理者センター > リソース > 部屋 > リソースを追加する

Microsoft 365 管理センターにて会議室を新規で追加します。すでにふさわしい会議室がある場合はこの手順はスキップしてください。

今回は【ZLOSS会議室】という会議室を作成してみます。

この会議室には管理者権限を与える必要はございません。

 

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2. ZLOSSの管理画面 > 外部カレンダー連携

カレンダー連携の際、【Microsoftカレンダーと連携】を会議室アカウントで連携してください。

今回でいう、【ZLOSS会議室】アカウントです。

※会議室アカウントのユーザー名やパスワードがわからない場合は、貴社の管理者権限のある方にMicrosoft 365 管理センターにて確認・リセットしていただくようお願いいたします。

ユーザー>アクティブなユーザー>該当会議室をクリック でユーザー名がわかります。(○○@△△の形式です。)

パスワードは必要に応じて、パスワードのリセットから編集してください。

 

連携しますと、【カレンダーイベント開催者(イベントオーナー)】に追加した会議室が表示されますので、こちらを選択してください。

尚、新しく会議室を作成した場合、ここに作成した会議室が表示されるまでに相当の時間がかかる場合がございます。(1日待つ必要がある場合もあります。)

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以上で、ZLOSSの面談予定はすべて、新規作成した会議室から発行されます。

 

 
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