インポート基本操作

インポート可能なデータ階層

インポートは各グローバルメニューから実行します。

下位階層のメニューからインポートを実施する場合、上位階層のデータも同時にインポートできます。(下図参照)

  グローバルメニュー
企業 企業担当者 JOB 個人連絡先 レジュメ 選考プロセス 売上 アクティビティ

インポート可能な

データ

企業        

※いずれか1つ

企業担当者          
JOB          
個人連絡先          
レジュメ          
選考プロセス          
売上            
アクティビティ              

例えば、企業のインポートからは企業データのみですが、JOBのインポートからは企業・企業担当者・JOBの3階層分を同時にインポート可能です。

 

インポート方法 

グローバルメニューをクリックするとメニュー最下部に「~のインポート」と表示されますので、クリックしてください。

 

 

【インポート(1/4)画面】

1.インポートするファイルを選択します

「ファイルの選択」をクリックするとファイル選択画面が開かれますので、インポートしたいCSVファイルを選択してください。

 

 

選択したファイルのファイル名と内容のプレビューが表示されますので、正しいファイルが選択されているか、必ず確認してください。

 

2.ファイルを読み込む方法を設定します

CSVファイルの1行目に項目名が入力されている場合は1行目を「タイトル」として、1行目から全てデータが入力されている場合は

1行目を「データ」として選択してください。

文字コードは5種類から選択できます。

プレビューに表示されたデータが文字化けしている場合は他の文字コードをお試しください。

 

3.インポート方法を選択します

新たに作成したい場合は、「新しいインポート」を選択し、「次へ」をクリックします。

過去に実行したインポートは設定が保存されており、インポート名称を選択すると同じ設定内容で繰り返し実行することができます。

また、既存のインポート設定をコピーしたい場合は、「コピー」をクリックすると複製されたインポート方法が作成されます。

slide_7.png

 

※既存のインポート方法を選択して実行する場合、設定時と同じ形式(項目数や項目の並びなど)のCSVファイルを利用してください。

 形式が異なるCSVファイルを利用すると、インポートが実行できなかったり、意図せぬデータや項目を上書きしてしまうことがあります。

 

【インポート(2/4)画面】

1.インポートに名称をつけます

「新しいインポート」を選択した場合は、内部管理用のインポート名称をつけてください。

合わせて、今回設定しているインポート方法を他のユーザーと共有するか、個人専用にするかを選択します。

尚、既存のインポートを実行する場合は、設定不要です。

 

 

 

2.インポート方法を設計します

インポートしたい項目を画面左から右へドラッグ&ドロップして、項目をマッピングしていきます。

文字の置換などインポート詳細設定を行いたい場合は「設定」をクリックしてください。 

 

画面が長くなってしまう場合は、「▼」マークのある見出しをクリックして、不要な項目グループを折りたたむことができます。

 

順々に、インポートしたい項目をドラッグ&ドロップで追加していきます。

 

 

すべてのマッピング設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

また、設定を途中で保存する場合は、「設定を保存」をクリックします。

slide_15.png

 

【インポート(3/4)画面】

1.レコードの重複を判断するキー項目を選択します

インポートするデータと、既存データが重複しているか否かを判断するための項目をキー項目と呼びます。

キー項目には、各データの独自性を判断できる項目を設定してください。

例えば、「氏名」をキー項目に設定すると、同姓同名のデータを上書きしてしまう危険性がありますので、お勧めできません。

既存データをアップデートする目的でインポートを実施する場合は、「ID」で上書きを行うことをお勧めいたします。

「ID」とは、HRBCで自動採番されるIDを指します。

自社独自のIDをキー項目として設定したい場合、事前にカスタマイズで項目を設定しておき、2/4画面でマッピングをした上で、

「その他」を選択、ドロップダウンから該当項目を選択してください。

 

キー項目として設定可能な項目は、企業IDやJOBIDなどの「ID」または2/4画面でマッピングしている項目の内、下記項目タイプの項目です。

  • テキスト1行型
  • メール型
  • 電話番号型
  • 年齢型

尚、キー項目はリソース(企業、JOBなど)ごとに個別に判定され、AND条件にはなりませんのでご注意ください。

 

 

 

2.重複レコードなどの処理方法を選択します

1で設定したキー項目が重複した場合などの処理方法を選択します。

 

A.キー項目が一致しないレコードを新規レコードとしてインポートする

   データメンテナンスなど、既存データの上書きのみを目的としたインポートの場合は、チェックを外してください。

   新規レコードを作成してしまうリスクを回避できます。

B.キー項目が一致したレコードをインポートする

   キー項目が一致したデータに対して、上書きするのか、上書きせずに新規レコードとしてインポートするのか選択できます。

    B-1:一致したレコードを上書きインポートする(空白データはインポートしない)

    B-2:一致したレコードを上書きインポートする(空白データもインポートする)

    B-3:一致したレコードを新規レコードとしてインポートする

チェック状態

結果

Aのみ

既存データとキー項目が一致しなかったデータのみが新規レコードとしてインポートされます。

キー項目が一致したデータはインポート対象外となり、結果の件数としてもカウントされません。

Bのみ/B-1選択 

既存データとキー項目が一致したデータのみインポートされます。

インポート項目としてマッピングされている項目で、CSVに情報が入力されている場合は該当項目を上書きします。

CSVに情報が入力されておらず空白の場合は、該当項目は既存データの情報を残します。

キー項目が一致しなかったデータはインポート対象外となり、結果の件数としてもカウントされません。

Bのみ/B-2選択

既存データとキー項目が一致したデータのみインポートされます。

インポート項目としてマッピングされている項目で、CSVに情報が入力されている場合は該当項目を上書きします。

CSVに情報が入力されておらず空白の場合は、該当項目を空白の状態に上書きします。

キー項目が一致しなかったデータはインポート対象外となり、結果の件数としてもカウントされません。 

Bのみ/B-3選択

既存データとキー項目が一致したデータのみが新規レコードとしてインポートされます。

キー項目が一致しなかったデータはインポート対象外となり、結果の件数としてもカウントされません。

A & B/B-1選択

既存データとキー項目が一致しなかったデータは、新規レコードとしてインポートされます。

既存データとキー項目が一致したデータは、上書きインポートされます。

インポート項目としてマッピングされている項目で、CSVに情報が入力されている場合は該当項目を上書きします。

CSVに情報が入力されておらず空白の場合は、該当項目は既存データの情報を残します。

A & B/B-2選択

既存データとキー項目が一致しなかったデータは、新規レコードとしてインポートされます。

既存データとキー項目が一致したデータは、上書きインポートされます。

インポート項目としてマッピングされている項目で、CSVに情報が入力されている場合は該当項目を上書きします。

CSVに情報が入力されておらず空白の場合は、該当項目を空白の状態に上書きします。

A & B/B-3選択

キー項目が一致しなかったデータも、一致したデータも全て新規レコードとしてインポートされます。

 

設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。 

 

【インポート(4/4)画面】

1.インポート時の項目エラーチェックを選択します

エラーチェックを行うか行わないかを選択し、「実行」をクリックします。

例えば、電話型やURL型など、入力制限のある項目をインポートする際、

入力制限に当てはまるデータがあったとしても、エラーとして除外したくない場合、

「インポート時に項目のエラーチェックを行わない」を選択してください。

 ※選択肢型の項目をインポートする際は、「エラーチェックを行わない」にチェックをしても、

  インポートするデータの選択肢とHRBC内に作成されている選択肢が一致しない場合はエラーとなり、該当レコードを取り込めません。

 

 

 

2.[実行]をクリックします

実行ボタンを押すとメッセージが表示されますので、「OK」をクリックしてください。 

 

【結果確認】

一括作業を行うと、画面右上にアイコンが表示され、実行中はオレンジ色で点滅します。

※インポートの件数が多い場合は、表示まで時間がかかるケースがあります。 

 

完了するとアイコンが緑色に変わります。

アイコンをクリックし、「インポート結果を確認する」をクリックすると、別タブでインポート結果が表示されます。 

また、「一括処理」をクリックすると、一括処理実行状況の確認画面を開くことができます。

slide_25.png

 

インポートに失敗したデータがある場合、該当の行(レコード)はインポートされません。

エラーが発生した個所と原因が表示されますので、インポートよくあるエラーをご確認の上、エラー箇所を修正して再度インポートしてください。

 

 

CSV行

エラーが発生してインポートされなかったデータが、CSVの何行目のデータかを示しています。

行数はタイトル行も1行として含めます。

HRBC項目

どの項目でエラーが発生したかを示しています。

HRBCタイプ

エラーが発生した項目の項目タイプです。

コード

エラー内容のコードです。

コード番号が同じでも表示されるメッセージが異なる場合がありますので、内容をご確認ください。

エラー

エラー内容の詳細です。

コード番号が同じでも表示されるメッセージが異なる場合があります。

インポートデータ

該当項目にインポートしようとしたデータの冒頭を表示します。

データの文字数が多い場合は省略表示となります。

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