インポート/エクスポート 概要&注意事項

概要

HRBCでは、あらゆるCSVファイルとの連携が可能です。 

 

インポートの場合、CSVを編集することなく、取り込みたい一部の項目のみを取り込むことが可能です。 (例:下記の黄色セル列)

 

 

エクスポートの場合、全体の項目の中から任意の項目のみをエクスポートすることが可能です。 (例:下記の3項目のみをエクスポート)

 

 

【ケース1:媒体へのインポートエクスポート】

HRBCからエクスポートしたCSVデータを各種媒体にアップロードしたり、各種媒体からダウンロードしたCSVデータをHRBCにインポートしたりなど、

各種媒体からCSV連動できます。(自社サイトでも可) 

 

【ケース2:データメンテナンス】

エクスポートしたデータを社内で加工した後、再度インポートすることでデータメンテナンスができます。 

 

多様な変換(コンバート)機能

HRBCでは、インポート・エクスポート時に様々な変換が可能なため、CSVの連携やデータ移行も、システム開発無しで可能になります。

 

① 複数の項目を取りまとめてインポート/エクスポート

例:CSVの会社設立に関する3つの項目を繋ぎ合わせ、かつ、間に「年」・「月」・改行を追加してHRBCのテキスト複数行型項目にインポート  

 

② コード(数値)式のデータなどを変換後のデータに置換してインポート/エクスポート

例:CSVの各コードを実際の値に置換してHRBCにインポート(逆に実際の値をコードに変換することも可能)

 

③ 数値項目を四捨五入など計算を加え変換した形式でインポート/エクスポート

例:現在年収の項目で、「500~599」の範囲に該当する値の場合は、「500~599万円」という選択肢に置換してHRBCにインポート

 

 

キー項目設定によるインポート時の重複判定

インポート時に重複データの有無をチェックするための「キー項目」を設定することで、新規レコードのインポートや重複データの上書きインポートが可能です。

 

例:他システムからHRBCへデータを移行するときに、元のシステムで割り振られていたID「旧システムID」をキー項目に設定

※事前にHRBCに「旧システムID」項目を作成しておく必要があります

 

① キー項目不一致・・・HRBCの既存データにキー項目が一致するものがなかったので、新規レコードとしてインポート

 

② キー項目一致・・・HRBCの既存データにキー項目が一致するものがあったので、既存データを上書き

 

データ構成

HRBCのインポート/エクスポート機能は、下位階層から実行すれば、上位階層のデータも同時にインポート/エクスポートすることができます。

下の図はHRBCのデータ構成を表しています。

色分けされているそれぞれの枠で囲まれたデータのうち、最下層のメニューからインポート/エクスポートを実行すれば、

同じ枠内の全てのデータを同時にインポート・エクスポートすることができます。

例えば、④のJOBのインポートでは企業・企業担当者・JOBの3階層分のデータを同時にインポートできます。

  ※ アクティビティは、紐づくリソースごとにインポート/エクスポートを行います。

 

 

 

注意事項

【共通】

● インポート/エクスポートは会社IDごとに、「実行」ボタンをクリックされた順番で1件ずつ実行します。

 同じ会社ID内で、複数の処理の「実行」ボタンがクリックされた場合、順番待ちとなります。

 順番待ちの場合、一括処理実行状況の確認画面から、処理を中断することができます。

 

● インポート/エクスポート対象のデータ容量が大きいと処理に時間がかかる場合がございます。

 総容量が同じでも、対象データを分割して複数回実行することで早く完了する場合がございます。

 

● 処理完了までの時間は、対象のデータ容量や通信環境、利用状況等により変動するため、お問合せ頂いてもお答えできかねます。

 

● 実行中、もしくは順番待ちの処理は、ユーザーがHRBCからログアウトし、PCをシャットダウンしても継続して処理します。

 

● インポート/エクスポート方法が見当たらなくなった場合、どなたかが削除されたか、最後に実行した方が「個人専用」にしたかのいずれかです。

 削除してしまった場合、復旧は出来かねます。

 最後に実行したユーザーが「個人専用」にしてしまった場合は、該当ユーザーによる再実行時に「共有」を選択しなおす必要があります。

 

【インポート】

● インポート可能なCSVファイル容量は5MBまでです。

 

● 新しいインポート方法を作成する際は、5~10件程度のテスト用CSVファイルを作成し、テストインポートを行って下さい。

 誤って予期せぬデータに上書きしてしまった場合、データ復旧機能はございません。

 事前にデータをエクスポートしておき、バックアップデータとして保持して頂くことをお勧め致します。

 

● 既存のインポート方法を利用する場合、インポート方法作成時と同じ形式(項目数や項目の並びなど)のCSVファイルを使用してください。

 異なる形式のCSVファイルを使用する場合、新しいインポート方法を作成してください。

 インポート方法は、CSVファイルの項目の並び順(1列目、2列目など)をもとに情報が保存されています。

 異なる形式のCSVファイルをインポートしようとすると、実行できなかったり、予期せぬデータ、項目を上書きしてしまう危険性があります。

 

● キー項目には、データの独自性を判断できる値が入力されている項目を指定してください。

 氏名や生年月日等、異なるデータに同じ値になる可能性がある項目をキー項目にすると、予期せぬデータを上書きしてしまう危険性があります。

 

● 画面右上に表示されるアイコンは、処理完了後に「インポート結果を確認する」を一度クリックすると、アイコン表示自体が消えます。

 ただし、結果画面のURLをテキストなどに保存しておくと、作業したユーザー本人であれば再度結果を確認することができます。

 結果確認する場合、HRBCにログインしておくことが必要です。

 

● インポート結果画面で、CSVファイルのデータ件数と成功失敗の合計件数が合致しない場合があります。

 これは、インポート設定3/4画面の「重複レコードなどの処理方法」で設定された条件に合致しないデータがインポート対象外となるためで、

 不具合ではありません。

 本事象が発生した場合は、インポート設定内容とCSVファイルのデータ内容を確認してみてください。

 

● 「フェーズ」をインポートする場合は下記の点にご注意ください。

 HRBCでは「フェーズ」「フェーズ日付」「フェーズメモ」はセットになっています。

  • 新規データインポート(新しいレジュメなどをインポートする場合)
    「フェーズ日付」「フェーズメモ」をインポートする場合、「フェーズ」もインポートしてください。
    新規登録時は、「フェーズ」がないと「フェーズ日付」「フェーズメモは登録できません。

  • 既存データ上書きインポート(既存のレジュメなどを上書きする場合)
    「フェーズ」をインポートする場合、「フェーズ日付」もインポートしてください。
    既に「フェーズ日付」が登録されているデータを更新する場合、登録済みの日付よりも未来日を登録する必要があります。
    尚、既存データの「最新のフェーズ」と同じ「フェーズ」を指定してインポートした場合、フェーズ履歴は追加されず、「フェーズ日付」「フェーズメモ」を上書きします。
    「最新のフェーズ」と異なる「フェーズ」を指定してインポートした場合、新たなフェーズ履歴として追加されます。

 

【エクスポート】

● エクスポート容量は32MB(システム内部容量)までです。

 エクスポート処理が中断した場合、エクスポート容量上限を超えている可能性が高いです。

 データ登録日などで区切って検索をし、データを分割してエクスポートを再度実行してください。

 

● 年齢型の項目から出力できるデータは生年月日のみです。

 HRBC画面上では登録された生年月日データからシステムが自動計算して年齢を表示していますが、年齢データは保持しておりません。

 

● HRBCには「企業ID」「JOB ID」など、様々なIDが存在します。

 エクスポート時には、対象項目を間違えないよう十分にご注意ください。

 

● 画面右上に表示されるアイコンは、エクスポート処理完了後、 「エクスポートしたデータを取得する」を一度クリックするとアイコン表示自体が消えます。

この記事は役に立ちましたか?
3人中0人がこの記事が役に立ったと言っています