メール送信画面全体図
PORTERSのメール機能には、様々な便利機能がありますので、必要に応じて各設定を行ってください。
送信先
メール送信画面が開く前に、送信先を選択する画面が開きます。送信先にしたいメール型項目にチェックを入れます。
【個別メールの送信先画面】
【一括メールの送信先画面】
【選択可能な宛先】
| 企業 | 部署 | 担当者 | JOB | レジュメ | 個人連絡先 | |
| メール送信(企業) | 〇 | 〇 | 〇 | × | × | 〇 |
| メール送信(部署) | × | 〇 | 〇 | × | × | 〇 |
| メール送信(担当者) | × | 〇 | 〇 | × | × | 〇 |
| メール送信(JOB) | × | 〇 | 〇 | × | × | 〇 |
| メール送信(レジュメ) | × | 〇 | 〇 | × | × | 〇 |
| メール送信(個人連絡先) | × | 〇 | 〇 | × | × | 〇 |
| JOBメール | × | × | × | × | × | 〇 |
| 候補者メール | × | 〇 | 〇 | × | × | × |
シェア
送信するメールを自分以外のユーザーも確認できるように「シェアする」か、自分以外は確認できないように「シェアしない」かを選択します。
デフォルトでは「シェアする」が選択されていますので、「シェアしない」場合は選択変更を忘れないようご注意ください。
シェアしたメールは、送信先であるレジュメや企業担当者のメールボックスで確認可能です。
差出人
差出人の入力枠に名称を入力するとFromの表示名称として使用でき、次回からは前回入力内容が反映されます。
※Office365メール設定をしている場合は反映しません。差出人名称はOffice365ユーザー名になります。
差出人名が未設定の場合、受信者にはメールアドレスのみが表示されます。
差出人のメールアドレスは、下記のいずれかをドロップダウンから選択可能です。
- 操作ユーザーのユーザーIDとして登録されているメールアドレス
- ユーザー情報の「追加アドレス1」に設定されているメールアドレス
返信先設定
求職者や企業担当者からの返信を差出人メールアドレス以外に送ってほしい場合は「返信先設定」を設定してください。
何も設定しない場合の返信先は差出人メールアドレスです。
「返信先設定」をクリックすると入力枠が追加されますので、クリックしてください。
PORTERSのユーザーIDとして登録されているメールアドレスが選択可能で、ユーザー以外のメールアドレスの設定はできません。
アドレスは名前等で検索可能です。
返信先に追加されたメールアドレスは 画面下部に表示されます。
返信先から削除したい場合は「×」をクリック、返信先の設定が完了したら必ず「OK」をクリックしてください。
宛先／Cc／Bcc
個別のメールアドレスを指定した場合を除き、該当レコードに複数のメールアドレスが登録されている場合は複数表示されます。
フリー入力はできませんので、ご注意ください。
※一括メール送信時は、メールアドレスではなくメールアドレス型の項目名とデータ件数が表示されます。
「宛先」、「Cc」、「Bcc」ボタンをクリックすると、メールアドレスを追加する画面が表示されます。
PORTERSのユーザーID、企業担当者、個人連絡先に登録されているメールアドレスから選択可能です。
BCCでは、メールアドレスを追加する画面内にてユーザー毎、ブラウザ毎に任意のメールアドレスをクリップしておくことも可能です。
※一括メール送信時は、宛先の追加はできません。
※上の画像のように、会社全体の設定としてBccに予め固定アドレスを追加しておいたり、「Bcc」ボタンを押せないようにすることも可能です。詳しくはこちらをご覧ください。
未登録のメールアドレスの選択、企業担当者または個人連絡先以外の階層に登録されているメールアドレスは選択できません。
画面下部に表示される設定内容を確認し、設定から削除したい場合は「×」をクリック、設定完了する場合は「OK」をクリックしてください。
ファイル添付
メールに添付ファイルを付けたい場合は添付ボタンをクリックしてください。
添付可能容量：メールに添付できるファイル容量は1ファイルにつき5MBまで、メール1通につき7MBまで（Office365メール設定の場合は3MB）が目安です。（エンコードした際のメール容量全体は10MB以下までです。通常、エンコードすると実際の容量の1.3倍ほどになります）
対応拡張子：txt、pdf、xls、doc、ppt、xlsx、docx、pptx、html、htm、gif、jpg、jpeg、png、bmp
「PORTERSから選択」にはPORTERSに保存されているファイル名とチェックボックスが表示されますので、添付したいファイルにチェックしてください。
ご自身のPCからファイルを選択したい場合は 「パソコンから選択」の右側の選択ボタンを クリックし、ファイルを選択してください。
いずれの場合も、ファイル名を任意の名称に変更することができます。
添付ファイルをZIP圧縮したい場合は「圧縮」にチェック、ZIP圧縮したファイルにパスワードを付けたい場合は「パスワード」にチェックしてください。
ファイル名、パスワードは任意の内容に変更することも可能です。
※ただし政府からの通知があったため、弊社ではZIPファイルの送付を推奨しておりません。詳細はこちらをご覧ください。
チェックオン/オフの状態はブラウザに記憶され、同じ画面からメール送信画面を開いてファイル添付する場合には前回の設定を引き継ぎます。
設定が完了したら 必ず「OK」をクリックしてください。
添付ファイルを付けると、ファイル名と、圧縮やパスワードの有無などの設定内容に応じたアイコンが表示されます。
ZIP圧縮なし：
ZIP圧縮ありパスワードなし：
ZIP圧縮ありパスワードあり：
※一括メール送信時は、全宛先に対して同じファイル、同じパスワードが適用されます。
テンプレート
件名、本文はフリー入力も可能ですが、テンプレートを利用すると大変便利です。
テンプレート名称をクリックすると件名、本文、フェーズ更新部分にテンプレート内容が反映されます。
※一括メール送信時は、タグ部分はタグ表示のままですが、送信時にはデータが反映された状態でメール送信されます。
テンプレートの作成方法についてはメールテンプレート作成／署名をご確認ください。
テンプレートの種類
■シェアテンプレート
操作ユーザー以外のユーザーが作成したテンプレートで、会社全体にシェアされているテンプレートが表示されます。
テンプレートをシェアにできるのは作成者のみ、シェアされているテンプレートをオフにできるのは、作成者もしくはシステム管理者です。
■自分のテンプレート
操作ユーザーが作成したテンプレートが、シェアの状態に関わらず全て表示されます。
テンプレート各種アイコン
■シェア状況表示
会社全体にシェアされているテンプレートには「シェア✔」マークが表示されます。
■デフォルト
デフォルト設定をオンにすると、次にメール送信画面を開いた際に該当テンプレートが反映された状態で開くことができます。
デフォルト設定は、ユーザー毎に設定してください。
■シェア
シェア設定をオンにすると、該当テンプレートは会社全体で利用可能になります。
シェア設定をオンにできるのは作成者のみ、シェアされているテンプレートをオフにできるのは作成者とシステム管理者です。
既に利用終了しているユーザーが作成したテンプレートのシェアを外すと、再表示はできなくなりますのでご注意ください。
■鉛筆ボタン（編集）
該当テンプレートを編集できます。
標準ユーザーは自分のテンプレートのみ、システム管理者は自分のテンプレートとシェアテンプレートの編集が可能です。
■×ボタン（削除）
該当テンプレートを削除できます。
標準ユーザーは自分のテンプレートのみ、システム管理者は自分のテンプレートとシェアテンプレートの削除が可能です。
削除されたテンプレートの復旧はできませんので、削除には十分にご注意ください。
署名
使用する署名のタイトルをクリックすると本文の下に署名が反映されます。
反映は①テンプレート②署名の順番に行ってください。逆の順番で行うと、テンプレート反映の際に 署名が削除されてしまいます。
署名の作成方法についてはメールテンプレート作成／署名をご確認ください。
フェーズ新規追加・更新
PORTERSではメール送信と同時に該当データのフェーズを新規追加・更新することができます。
必要に応じてメール送信画面で、「フェーズ新規追加」または「フェーズ更新」の設定を行ってください。
テンプレートで設定されている場合は、 テンプレート内容が反映されます。
■フェーズ/選考プロセスのチェックボックス
チェックを付けると、メール送信と同時にフェーズを新規追加・更新ができます。
チェックがオフになっている場合はメールを送信するのみで、フェーズデータの更新は行われません。
現在「最新フェーズ」として登録されているフェーズと同じフェーズを設定した場合、サブリストフェーズ履歴／プロセス履歴には、同じフェーズの履歴レコードが1件新規追加されます。
例：最新フェーズが「JOB打診」「2016/10/01」となっている選考プロセスからのメール送信で、
フェーズ更新を「JOB打診」「2016/10/20」と設定して送信すると、
サブリストプロセス履歴には2件の「JOB打診」レコードがある状態となります。
■フェーズ選択
メール送信と同時に、どのフェーズを新規追加・更新するか選択します。
現在「最新フェーズ」として登録されているフェーズ・フェーズ日付をそのままにして他の項目だけ更新する場合はフェーズを「-」のままとしてください。
例えば、フェーズはそのままで終了フラグ、NG理由だけを登録したい場合にフェーズを「-」のままとすると、最新フェーズをそのままにして情報を更新できます。
■フェーズ日付／選考プロセス日付
メール送信と同時にフェーズ日付を更新したい場合に設定します。
基本は現在の日時が表示されていますが、任意の日時に設定することも可能です。
フェーズ日付は登録されている日時より新しい日時を指定する必要があり、古い日時を指定した場合エラーになりますので、ご注意ください。
フェーズで「-」が選択されている場合は入力できません。
■フェーズメモ／選考プロセスメモ
メール送信と同時に、フェーズメモを登録したい場合に入力します。
フェーズで「-」が選択されている場合にフェーズメモだけを設定すると、該当データにフェーズメモだけ追加されます。
■終了フラグ
メール送信と同時に、選考プロセスに終了フラグを付けたい場合にチェックしてください。
マッチングからのメール送信時、選考プロセスからのメール送信時にのみ設定可能です。
■NG理由
終了フラグを付ける場合に、合わせて該当の選考プロセスがなぜNGなのか理由に合う選択肢にチェックしてください。
マッチングからのメール送信時、選考プロセスからのメール送信時にのみ設定可能です。
メール送信
送信前確認画面はありません。送信ボタンをクリックすると、即送信されますのでご注意ください。
※一括メール送信の場合、各宛先に1通ずつメールが送信されます。
送信が完了すると、メッセージが表示されますので、 「OK」をクリックすると画面を閉じます。
※一括メール送信の場合は、画面右上に表示されるアイコンから送信結果のCSVファイルをダウンロードできます。