リソースのメールアドレスが変更された際に、過去メールのやり取りを残す方法
ユーザーメールボックスとリソースメールボックス
メールボックスには、ユーザーメールボックスとリソースメールボックスの2種類があります。
| ユーザーメールボックス |
ユーザーのアカウントに紐づいているメールボックス。 送信済みメール、メール受信を行っている場合は受信メールが格納されます。 |
| リソースメールボックス |
企業担当者や求職者などリソースのレコードに登録されているメールアドレスに紐づいているメールボックス。 ユーザーメールボックスに入ったメールのうち、条件に合ったものがリソースメールボックスに反映されます。 |
ユーザーメールボックスの開き方・・・ 一覧画面などの左側のメールマーク、またはトップ画面左上のメールマーク
リソースメールボックスの開き方・・・ 詳細画面の上部にあるメールマーク
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リソースメールボックスを開くと、同時にユーザーメールボックスのタブが表示されますので、切り替えてユーザーメールボックスを開くこともできます。
リソースメールボックスにメールが反映される条件
メール自体はすべてユーザーメールボックスに格納されます。
その中で、次の2つの条件をどちらも満たすメールが、リソースメールボックスに反映されます。
条件❶ メールがシェアされている
シェアされていないメールは、ユーザーメールボックスのみに格納され、リソースメールボックスには反映されません。
送信メールは、メール送信画面の上部でシェアするかしないかを選択します。
受信メールは、ユーザーメール設定画面で受信時に自動的にシェアするか否かを設定します。
また、ユーザーメールボックスで、後からメールごとにシェアのオンオフを切り替えることができます。
○送信メール・・・メール送信画面で、シェアするかしないかを選択します。
○受信メール・・・ユーザーメール設定画面（業務画面右上のお名前クリック＞メール設定）で、受信時に自動的にシェアするか否かを設定します。
○シェアの切替：ユーザーメールボックスで［シェア］をクリックすることでオンオフを切り替えられます。
条件❷ リソース（企業担当者や求職者）のレコードに登録されているメールアドレスと一致している
送信メール・受信メールの 宛先／CC／BCC／From のメールアドレスが、リソースのメールアドレスと一致しているものが反映されます。
メールがシェアされていたとしても、一致するメールアドレスがリソースのレコード内に登録されていない場合は反映されません。
ユーザーメールボックスに入っているメールが、シェアされており、
且つ、宛先のメールアドレスが求職者のメールアドレスと一致していると、
求職者のメールボックスに反映されます。
メール受信のタイミング
メール設定を行っている場合、メール受信は自動で約10分間隔で行われます。
また、メールボックス内の更新ボタンを押すと、そのタイミングで取り込むことができます。
送信に失敗したメール履歴が「送信済み」に残るケース
「送信」ボタンを押したタイミングで「送信済み」にメール履歴は保存されますが、その後の工程でメール送信サーバーからエラーが返って来ると、画面上にエラーメッセージを表示、もしくは一括メール送信結果CSVファイルにエラー結果を記載し、送信は失敗に終わります。
特に一括メール送信の場合、送信結果CSVファイルを確認せず送信失敗に気づかないことが多い為、必ずご確認いただくようお願いいたします。
また、よくある画面上のエラーとしまして、「メール送信中にエラーが発生しました」と表示されることがあります。
その場合、添付ファイルの容量がオーバーしていないかご確認ください。
メールに添付できるファイル容量は1ファイルにつき5MBまで、メール1通につき7MBまで（Office365メール設定の場合は3MB）が目安です。
（エンコードした際のメール容量全体は10MB以下までです。通常、エンコードすると実際の容量の1.3倍ほどになります。）
ユーザーメールボックスだけでできること
❶シェアのオンオフ
［シェア］をクリックすることで、シェアのオン／オフの切替ができます。
❷メールの削除
×ボタンをクリックし、メールを1件ずつ削除することができます。
一括削除はできません。
❸一括メール送信表示のオンオフ
「送信済み」で「一括送信メールを表示する」にチェックを入れますと、PORTERSから一括送信したメールも表示されます。
チェックをオフにすると一括送信メールは表示されず、個別に送信したメールだけが表示されます。
※リソースメールボックスでは、一括送信メールは常に表示されます。
ユーザーのメールアドレスの変更について
ユーザーのメールアドレスを変更しても、ユーザーメールボックスはユーザーアカウント自体に紐づいている為、過去のメール履歴はそのままメールボックスに残ります。
メールアドレスを変更することで、ログイン画面で入れるメールアドレス、メール送信時のfromのメールアドレスが変わります。
また、メール設定されている場合は、新しいメールアドレスでメール設定をし直す必要があります。
リソースのメールアドレスが変更された際に、過去メールのやり取りを残す方法
リソースのメールボックスはメールアドレスに紐づいている為、メールアドレスを変更すると、過去のメールのやり取りは表示されなくなります。
旧メールアドレスでのメール履歴を反映するには、下記2つの方法があります。
① メール型項目を新たに「旧メールアドレス」などの名称で作成し、そちらに旧メールアドレスを入れる方法です。
但し、該当リソースレコードへのメール送信時に宛先から旧メールアドレスを除外する必要があります。
② テキスト型項目に旧メールアドレスを情報として残しておき、メール履歴を確認する時にだけ、メール型項目に入力して保存する方法です。
手間はかかりますが、メールを旧メールアドレスに誤送信するリスクを回避できます。