メールテンプレート作成／署名作成

基本のメールテンプレート作成

メールテンプレートの編集・削除・デフォルト設定・シェア設定

JOBメール送信時のメールテンプレート作成【求人 Block】

候補者メール送信時のメールテンプレート作成【求職者Block】

署名

送信メールの雛形を保存し、これをメール作成時に適用する事で、メール応対の工数を削減したり、定型メールの型化を実現する事ができます。

メールのテンプレートでは、本文中にPORTERS項目を示す差し込みタグを用いる事ができ、実際に送信されるメールでは、差し込みタグがPORTERS項目の値に置き換えられた内容になります。
これにより、求人の内容や求職者のお名前、担当者名といった、各レコードが内包するデータを反映させたメールに仕立てる事ができます。
 

本ページでは、新しいテンプレートの作成方法についてご説明いたします。

基本のメールテンプレート作成

メールテンプレートの作成機能は、メールの作成画面からアクセスします。
まずは、テンプレートを作成したい、メールの作成画面にアクセスしてください。

※メール作成画面には種類があります。PORTERSのメール送信機能にアクセスする操作手順／経路によって（＝想定される、典型的な用途に応じて）、少しづつ特性や機能が異なる（＝種類が異なる）メール機能（メール作成画面）に至るようになっており、テンプレートの機能や保存領域も分かれている点にご留意ください。

メール作成画面の種類によって、利用できる差し込みタグや、保存されているテンプレートが異なる点にご留意ください。
例えば、求職者の一覧のアクションメニュー『求職者メール』で開くメール送信画面と、『求人打診メール』で開くメール送信画面では、保存されているテンプレートが異なります。

今回は、テンプレートの作成のみを目的にメール作成画面を開きますので、宛先を選ぶ 『To』画面は、［キャンセル］で閉じます。

メール作成画面が開きます。左側に、メールテンプレートに関するサイドメニューがあります。
最左下の［テンプレート新規追加+］ボタンをクリックします。

※テンプレートを複製する機能はありません。既存のテンプレートを元に別のテンプレートを作る場合は、例えば既存テンプレートの内容をコピー＆ペーストし、新しいテンプレートに貼り付ける等の工夫をお願いいたします。

テンプレート新規画面が立ち上がりますので、この画面内で各種設定項目の値を指定していきます。

まずは、「テンプレート名称」に、管理用の名称を入力します。この設定内容は、送信されるメールに反映されません。

メールの件名も、入力します。

メール本文を入力します。

画面左側には、差し込みタグの入力を補助するボタンが、リソース毎に帯状にグルーピングされて表示されています。
『▶︎ユーザー』『▶︎会社プロフィール』『▶︎個人連絡先』等の帯をクリックすると、内包されている項目（そのリソースに存在する項目）が、ボタン状に表示されます。

このボタンをクリックする事で、入力欄のカーソル位置に、その項目の差し込みタグが挿入されます。
実際に送信されるメールでは、 差し込みタグ部分が該当項目の値に置き換えられる事になります。

※機能するのは、この画面内で挿入する事ができる差し込みタグのみです。例えば、差し込みタグの表記の法則性を捉えた、「差し込みタグ風の文字列」を含めても、差し込みタグとして機能しません。
※件名に差し込みタグを入力した場合の挙動については、サポート対象外となります。

画面右側では、『フェーズ更新』の設定も指定します。

作成したテンプレートの保存のみを行う場合は［保存］、テンプレートを保存してメールに反映させる場合は［保存して適用］、テンプレートを保存せずにメール送信画面に戻る場合は［キャンセル］をクリックしてください。

作成したテンプレートは、左側のメールテンプレートに関するサイドメニュー内の『自分のテンプレート』に反映されます。

メールテンプレートの編集・削除・デフォルト設定・シェア設定

メールテンプレートの名称にマウスポインタを重ねると、いくつかのボタンが表示されます。

JOBメール送信時のメールテンプレート作成【求人 Block】

求職者のアクションメニュー『求人打診メール』などから行う、JOBメール送信 機能では、1人の求職者に対して複数の求人を1通のメールでご案内できます。

基本的な操作方法は、上記『基本のメールテンプレート作成』と同様ですが、『JOBメール送信』では【求人 Block】という設定項目があります。

【求人 Block】に関わる設定項目は、例えば、次の画面および手順からアクセスできる、メール送信機能で現れます。
（※画面の名称や、アクションメニュー名称はカスタマイズ可能な為、お使いのPORTERS環境により異なります）

• 求職者一覧 > アクションメニュー > 『求人打診メール』
• 求職者 詳細画面の『サブリスト｜選考プロセス]』 > 『まとめてJOB打診』
• マッチング後の一括アクション『JOBメール』や『求人打診』

【求人 Block】とは？考え方

上記の通り、複数の求人情報を選択する（＝紹介する）事ができる種類のメール送信機能に存在する設定項目／機能です。

• ［求人 Blockの編集］にて、求人レコード1件あたりの情報を、どのように文中に反映させるのかを指定します。（操作体系は、基本のメールテンプレート作成と大差ありません。任意のテキストと差し込みタグを組み合わせて指定します）
• メールテンプレートの本文中の任意の位置に、［求人 Block をセット］する事ができます。
• 実際に送信されるメールでは【求人 Block】をセットした箇所に、選択した（＝紹介する）求人レコード群それぞれが持っている情報が、［求人 Blockの編集］で指定した内容に基づいて、（選択した求人レコードの数だけ）順番に反映されます。

まずは、テンプレートを作成したい、メールの作成画面にアクセスします。
今回は一例として、『求人打診メール』 のテンプレートを作為します。

求職者一覧のアクションメニューから『求人打診メール』をクリックします。

いずれかの求人レコードを選択し、『次へ』をクリックします。

『To』画面をキャンセルで閉じると、メール送信画面に至ります。
新しいテンプレートを作成する場合、［テンプレート新規追加+］ボタンをクリックします。

テンプレート名称、件名を指定します。本文を指定する際は、求人の情報群を表示したい箇所を明確にしておきます。
その上で、［求人 Blockの編集］をクリックします。

【求人 Block】テンプレートを作成します。
任意のテキストと差し込みタグを用いて、求人レコード1件あたりの情報をどのように文中に表すのかを指定します。実際に送信されるメールでは、【求人 Block】をセットした箇所に、選択した求人レコードの数だけ、順番に繰り返し表示される点にご留意ください。
 

編集が完了したら、［保存］します。

求人情報群を表示したい箇所にカーソルを合わせ［求人 Blockをセット］をクリックすると、【求人 Block】を意味する差し込みタグ {{Job-Block}} が挿入されます。

なお、【求人 Block】を作成していない状況下で［求人 Blockをセット］をクリックすると、次のメッセージが表示されます。

右側の『選考プロセス新規追加』欄内も、必要に応じ指定を行えば、作成完了です。
［保存］もしくは［保存して適用］をクリックします。

作成したテンプレートは、左側のメールテンプレートに関するサイドメニュー内の『自分のテンプレート』に反映されます。（他のユーザーにもシェアしたい場合は『シェア』を有効にします）

作成したテンプレートを適用させると、テンプレート内に【求人 Block】の差し込みタグ {{Job-Block}} をセットした箇所に、選択した求人レコード群の求人情報が反映されます。

候補者メールなどのメール送信時のメールテンプレート作成【求職者 Block】

求人のアクションメニュー『候補者メール送信』などから行うメール送信では、その求人のクライアント企業の担当者に対して、（複数の）求職者を1通のメールでご案内できます。

基本的な操作方法は、前述の『基本のメールテンプレート作成』と同様ですが、『候補者メール送信』では【求職者 Block】という設定項目があります。

【求職者 Block】に関わる設定項目は、例えば、次の画面および手順からアクセスできる、メール送信機能で現れます。
（※画面の名称や、アクションメニュー名称はカスタマイズ可能な為、お使いのPORTERS環境により異なります）

• 求人一覧 > アクションメニュー > 『候補者メール送信』
• 求人 詳細画面の『サブリスト｜選考プロセス』 > 『まとめて候補者紹介』
• マッチング後の一括アクション『求職者推薦』や『候補者メール』

【求職者 Block】とは？考え方

上記の通り、複数の求職者情報を選択する（＝紹介する）事ができる種類のメール送信機能に存在する設定項目／機能です。

• ［求職者  Blockの編集］にて、求職者 レコード1件あたりの情報を、どのように文中に反映させるのかを指定します。（操作体系は、基本のメールテンプレート作成と大差ありません。任意のテキストと差し込みタグを組み合わせて指定します）
• メールテンプレートの本文中の任意の位置に、［求職者 Block をセット］する事ができます。
• 実際に送信されるメールでは【求職者 Block】をセットした箇所に、選択した（＝紹介する）求職者レコード群それぞれが持っている情報が、［求職者 Blockの編集］で指定した内容に基づいて、（選択した求職者レコードの数だけ）順番に反映されます。

まずは、テンプレートを作成したい、メールの作成画面にアクセスします。
今回は一例として、『候補者メール送信』 のテンプレートを編集します。

求人一覧のアクションメニューから『候補者メール送信』をクリック。
いずれかの候補者を選択して［次へ］をクリックし、To画面をキャンセルで閉じると、メール送信画面に至ります。

左のテンプレートに関するサイドメニューから、［テンプレート新規追加+］ボタンをクリックします。

テンプレート名称、件名を指定します。本文を指定する際は、求職者の情報群を表示したい箇所を明確にしておきます。
その上で、［求職者  Blockの編集］をクリックします。

【求職者 Block】テンプレートを作成します。
任意のテキストと差し込みタグを用いて、求職者レコード1件あたりの情報をどのように文中に表すのかを指定します。実際に送信されるメールでは、【求職者 Block】をセットした箇所に、選択した求職者レコードの数だけ、順番に繰り返し表示される点にご留意ください。

編集が完了したら、［保存］します。

求職者の情報群を表示したい箇所にカーソルを合わせ［求職者 Blockをセット］をクリックすると、【求職者 Block】を意味する差し込みタグ {{Resume-Block}} が挿入されます。

右側の『選考プロセス新規追加』欄内も、必要に応じ指定を行えば、作成完了です。
［保存］もしくは［保存して適用］をクリックします。

作成したテンプレートは、左側のメールテンプレートに関するサイドメニュー内の『自分のテンプレート』に反映されます。（他のユーザーにもシェアしたい場合は『シェア』を有効にします）

作成したテンプレートを適用させると、テンプレート内に【求職者 Block】の差し込みタグ {{Resume-Block}} をセットした箇所に、選択した求職者レコード群の情報が反映されます。

署名

メールテンプレートとは別に、署名も複数保存しておくことができます。
署名は、ユーザー毎に保存されます。

署名を新しく追加する場合や、既存の署名を編集する場合は、［署名］ボタンから『設定』をクリックします。

新しく署名を作成する場合は［新規追加 +］ボタン、既存の署名を編集する場合は［鉛筆］ボタン、既存の署名を削除する場合は［ごみ箱］ボタンをクリックします。

『名称』は管理用の名称です。送信されるメールには反映されません。
『署名』欄にて、メール本文に反映させたい内容を指定し、［保存］します。

メールの編集画面で［署名］ボタンをクリックすると、保存されている署名がプルダウン表示されますので、ここから選択した署名の内容が、作成中のメール本文の末尾に挿入されます。

なお、［署名］ボタンにて表示される署名にチェックを入れておくと、以降、メールの編集画面にアクセスした際の初期値として、その署名が反映されるようになります。

なお、テンプレートを適用した際は、挿入済みの署名も含めた本文全体が、テンプレートの内容に書き換わる点にご留意ください。