一括メール送信

一括メール送信
- 【重要】一括メール送信の際、ご注意ください
操作方法

PORTERSでは、一括でメールを送信することができます。
例えば、次のような場面でもお役立ていただけます。

複数の求職者へのメルマガ送信
複数のクライアント担当者へ事務所移転のお知らせ送信

PORTERSの一括メール送信機能では、一回の送信操作で複数の送信先にメールを送る事ができますが、その際、宛先毎に別々のメールとして処理され、送信が実行されます。

【重要】一括メール送信の際、ご注意ください

メール送信に使用されるメールサーバーは、ユーザー毎のメール設定により異なります。

メール設定やメールの内容等により、受信側で、なりすましメールや迷惑メール、スパムメールとして判定されてしまい、閲覧して貰え無かったり、不達となる可能性が高まる場合がある点にご留意ください。
送信したメールが、受信側でどのような取り扱いになっているのかや、その判断基準は、ポーターズ株式会社ではお調べやサポート出来兼ねます事、お含み置きください。

参考

また、メール設定を「Office365」もしくは「Gmail」で行っている状況下では、それぞれのサービスのメールサーバーからの送信となる都合上、そのサービスやメール設定に用いたアカウントの制限が適用され得るものであり、制限に抵触した場合はエラーに至ります。

例えば、「一定の時間内に、何通メールを送信できるか？」といった制限がある事を承知しています。
PORTERSはメール送信の処理速度（送信レート）に理論上の制限は設けておらず。また、一括メール送信の対象とするレコード数にも上限を設けておりません為、理論上は大量のメール送信を試みる事も可能な仕様となっています。よって、対象件数が多いとそれ自体がエラーを誘発する可能性を高める（短時間に大量のメールを送信したと判定される）材料になる可能性があります。

本機能をご利用いただくにあたっては、十分ご留意ください。
また、多量の対象に向けたメール送信が必要な場合は、それに特化したツールのご活用や、オプションPORTERS HAISHINの併用をご検討ください。

なお、Microsoft 365（Office 365）や、Google Workspace（Gmail）の制限の判定基準や仕様、設定等については、ポーターズ株式会社ではサポート致し兼ねます事、お含み置きください。

また、「何件程度までであれば1度の一括メール送信で、制限に抵触せず安全にご利用いただけるのか？」は、メール送信の実行時点での連携先のメールサーバーの利用状況が関わるようですので、一概に提示できるものでは無く、目安も含めご案内致し兼ねます。
大変恐縮ですが、お使いのサービスの仕様や制限をお確かめの上、ご判断をお願い申し上げます。

参考

操作方法

1．メール送信したいレコードを検索＆選択する

例えば、求職者へのメルマガ送信を行いたい場合、まずは求職者の検索にて、メール送信対象に絞り込むように検索を行います。

同様に、クライアントの採用窓口や担当者への一括メール送信を行いたい場合は、採用窓口、担当者の検索を行ってください。

一括メール送信の対象とするレコードを選択します。
選択方法は、次の3種があります。（以降で補足します）

レコードを個々に選択する。
一覧に表示中のレコードを一括で選択する。
検索の絞り込み条件に合致する全件を対象とする。

なお、いずれの場合も選択中のレコードの件数が一覧上部に表示されますので。選択中の件数がご認識と相違が無いかを確実にお確かめの上、次の操作に進んでください。

レコードを個々に選択する

対象をひとつひとつ選択する場合は、該当レコード左側のチェックボックスにチェックを入れます。

一覧に表示中のレコードを一括で選択する

一覧左上の［▼］マークをクリックし、『表示されているデータ』をクリックします。

その時点で、一覧画面に表示されているレコードを一括で選択します。一覧画面に表示されていない／表示し切れていない分は、対象外となります。例えば、下記図のように求職者の検索結果が63件で、50件だけが表示されている場合は、50件が対象となります。

検索の絞り込み条件に合致する全件を対象とする

一覧左上の［▼］マークをクリックし、『検索条件に合致するすべてのデータ』をクリックします。選択すると『ALL』と表示されます。フィルターや「マッチング済みを表示」のチェック有無は考慮されませんので、ご注意ください。

検索にてHitした全てのレコードが対象です。その時点で、一覧画面に表示されていない／表示し切れていない分も対象となります。例えば、下記図の場合は、63件が対象となります。

2．メールを作成する

前述のいずれかの方法対象レコードを選択すると、一覧上部に並んでいる「一括アクションメニュー」が活性し、クリック操作を受け付けるようになります。目的の機能にアクセスできるボタンをクリックします。

本ページでは一例として、［求職者メール］をクリックして進めます。

対象件数を確認する画面が開きます。用途や認識と相違が無ければ［次へ］をクリックします。

送信先を選択する To画面が開きます。
送信先に指定したいメール型項目にチェックを入れ、OKをクリックします。

なお、一括JOBメールの場合にのみTo画面下部のチェックボックスの隣に表示される（）内の数字は、対象とするレコードの内、該当のメール型項目にメールアドレスの入力がある数です。（メールアドレスに入力が無いレコード分はカウントされない為、一覧画面上で選択したレコード数と必ずしも一致しません）

メール作成画面が開きますので、テンプレートの適用や件名や本文の編集をはじめとする、各種設定を行い、送信します。
各設定項目の詳細についてはメール作成画面にてお確かめください。

個別メールと一括メールの違い

宛先

宛先にはメールアドレス型の項目名と、各項目に登録されているメールアドレスの件数が表示されますので、送信対象にする項目をチェックしてください。

※一括メール送信では、宛先として個々のメールアドレスの指定はできません。
※一括メール送信では、宛先毎に1通ずつ別々にメール送信されます。

添付ファイルの設定

全宛先に対して同じファイル、同じパスワードが適用されます。
個別にパスワード設定したい場合は、1件ずつメール送信してください。

テンプレートの反映

一括メール送信では、差し込みタグを含むテンプレートを適用した際、メール作成画面上では差し込みタグがそのまま表示されます。実際に送信されるメールでは、タグ部分に該当項目の登録データ（値）が反映されます。

3．メール送信時の確認メッセージ

メールが作成できましたら、必ず内容を確認してから送信ボタンをクリックしてください。

確認メッセージが表示されますので、確認後、『Yes』をクリックしてください。
『No』をクリックした場合、メール作成画面に戻ります。

※確認メッセージは、フェーズの更新設定を行っているかどうかで表示内容が異なります。

∇フェーズの更新設定を行っていない場合

∇フェーズの更新設定を行っている場合

送信開始のメッセージが表示されますので、『OK』をクリックしてください。

4．メール送信結果を確認する

画面右上に、一括処理タスクの処理状況を示すアイコンが表示されます。

アイコンがオレンジ点滅中は実行中、青色に変わると処理完了です。
アイコンをクリックすると、一括処理タスクの処理状況の概要と共に、『一括メール送信結果ファイルをダウンロード』が表示されますので、これをクリックし、一括メール送信結果ファイルを必ず確認してください。
※ 送信結果ファイルは、一度ダウンロードをすると再度取得することはできません。

一括メール送信結果ファイルをダウンロードすると、該当分の一括処理についての案内は表示されなくなります。ダウンロードが未済の一括処理タスクが1件も無い場合、アイコンも表示されなくなります。

なお、この案内表示内の左下『一括処理』をクリックすると、一括処理実行状況の確認画面を開くことができます。

送信結果のCSVファイルをダウンロードすると、送信が成功したか否か等を確認できます。

「一括メール送信結果ファイル」の "状態" 列の値から確認できるのは、あくまでも送信メールサーバから正常に送信処理が完了できたかどうかです。送信されたメールの、その後の取り扱いは検知できない為、考慮されていません。
例えば、受信メールサーバ側で拒否されたり、該当アドレスが見つからない等の理由で、不達となっている…など、ここに現れない何らかの理由で、対象者にメールが届かなかったり、閲覧して貰えない場合があります。

送信後に、メールサーバが何らかの問題を検知した際は、バウンスメール（エラーの通知メール）が返ってくる場合があります。その際はその内容をよくお確かめいただき、その意味するところを必要に応じ翻訳やWEB検索にてお調べの上、何らかの対応の要否をご判断ください。

∇典型的なバウンスメール（エラーの通知メール）から読み取れる内容の例

送信先メールアドレスのユーザ名（@より前の部分）が存在しない
送信先メールアドレスのホスト名（ドメイン、@以降の部分）が存在しない
送信先のメールボックスの容量がいっぱいになっている
送信メールに添付している添付ファイル容量が大きすぎる
送信先ネットワークの停止などが理由で5日間経っても送信完了できなかった

※あくまでも、典型例です。上記以外のバウンスメール（エラーの通知メール）もあり得ます。
※バウンスメール（エラーの通知メール）は、メール送信直後に届くとは限りません。後日届く場合もあります。