派遣ー人選業務

人選業務の操作の流れをご説明致します。

※ 一覧画面のサンプルは、派遣向けサンプルテンプレートをご参照ください。

 

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新しいHRBCのNew List Viewの機能を活用することで、コーディネーターが人選業務の際、複数のJOBと複数のスタッフを見比べ、N:Nの人選業務を行うことができるようになりました。
「より数多く」「よりスピーディーに」人選業務を行うことができるようになりました。

 

まずは、人選業務の流れを実際に操作したこちらの動画をご覧いただければと思います。

※ 説明中に出てくる項目名などはサンプルとしてご案内しております。皆様が普段利用している項目名や社内の共通言語に置き換えてお聞きいただければと思います。


以下、スライドでもご説明致します。

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コーディネーターが人選業務を開始する際、JOBの検索条件『本人OK前』を事前に作成してクリックし、人選が必要なJOB一覧を表示します。

検索条件の保存方法についてはこちらをご参照ください。

 

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コーディネーターは、「本人OK前」のJOB一覧を見て、人選を開始します。

一人のスタッフに対して、複数の条件が似たJOBを紹介することができるように、フィルター機能で「職種分類」「勤務地」など条件が似ているJOBのみに一覧を絞り込むことができます。

 

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フィルター機能で類似条件JOB一覧に絞り込んだ後、どれか一つJOBをPick Upし、アクションメニュー「オートマッチング」をクリックすると、JOBの条件にマッチするスタッフ一覧を表示します。

先ほど、JOB一覧は、フィルターで、類似条件JOBとして絞り込んだため、オートマッチングで表示されたスタッフ一覧は、複数類似条件JOBとマッチしているスタッフ一覧として確認することができます。

 

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オートマッチングをクリックして、表示されるスタッフ一覧は、ブラウザの新しいTABで表示されます。スタッフ一覧の上部には【JOB ID○○とマッチング中】と表示されます。

 

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スタッフ一覧のデータの数は、 [検索条件の変更] より条件を緩和して増やすこともできます。

 

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これで、JOB ListとSTAFF Listを見比べての人選業務を行う準備が整いました。この様に、一つの画面で左右に一覧を広げて見比べるといった使い方も可能です。

 

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スタッフ一覧の中でも、例えば「就業開始可能日」が近い順にソート機能でスタッフデータの順番を並び替えるなど、優先順位をつけることができます。

JOBを紹介するスタッフを選び、選んだスタッフに電話で、似た様な条件に絞り込んだJOB一覧を見ながら複数のJOBを紹介していくことができます。

 

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複数JOBを電話で紹介し、スタッフから2つのJOBの「本人OK」をいただいたとします。アクションメニュー [引当追加] をクリックすると、画面左に引当追加画面が表示されます。

スタッフから電話で「本人OK」をいただいたJOBのIDを入力し、フェーズを「本人OK」と選択することで、スタッフと2つのJOBそれぞれの引当データをスピーディーに作成することができます。

 

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スタッフから本人OKをいただいたことをJOBの担当者に共有する場合、引当追加画面の「社内共有」で営業担当を選択し、本人OKをいただいたという内容を本文に入力することで、営業担当にメールでその旨を共有することができます。

 

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また、電話で「本人OK」をいただいたスタッフに対して、求人情報の詳細を改めてメールでご連絡したい場合、[保存してメール送信]をクリックすることで、「本人OK」をいただいたスタッフにメールを送信することができます。

このように、人選業務において、本人OKを獲得する部分までをスピーディーに対応することができます。

 

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紹介したJOBにOKを頂けなかった場合、該当スタッフのアクションメニュー「オートマッチング」をクリックすることで、スタッフにマッチするJOBを再度表示することができます。

 

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先ほど、本人OKをいただいた2件のJOBは、検索条件『本人OK前』の一覧からは消えます。

本人OKをいただいたので、検索条件『本人OK以降』という検索条件を作成しておくと、今度はその一覧に表示されるようになります。

 

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また、先ほど2件のJOBに対して「本人OK」を頂いたので、スタッフ一覧では、スタッフの引当フェーズグループ「①職見設定前」に「2」と表示されます。

フェーズグループの設定で、あらかじめ「本人OK」というフェーズを、「①職見設定前」というグループに所属させておいたことで、一覧画面でこのように表示することができるようになります。

フェーズグループに関してはこちらをご参照ください。

 

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JOB一覧でも同様に、本人OKをいただいた2つのJOBの引当フェーズグループ「①職見設定前」に、それぞれ「1」が表示されます。

 

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尚、フェーズグループの項目をクリックすると、「サブリスト|引当進捗」が赤色で表示され、詳しい進捗内容を確認することができます。

 

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その後、スタッフを派遣先の担当者に「推薦」したり「職場見学設定」まで進んだ場合、一覧画面上でもフェーズのグループ設定をしておけば、どこまで進捗が進んでいるか確認することができます。

 

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その後、進捗がさらに進み、フェーズが「派遣稼働決定」まで進んだ場合、派遣先と契約書を結ぶ必要があります。まずはその契約書の内容を、成約データとして作成します。

 

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成約データを作成する際は、フェーズが「派遣稼働決定」まで進んだ該当の引当データを開き、その引当データの「サブリスト|成約」から新規追加をクリックすることで、成約データを作成することができます。

新規作成する成約データは、派遣先にも内容に間違いがないかを確認していただく必要があるため、成約データのフェーズは「新規(下書き)」の状態で作成します。

 

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「新規(下書き)」で作成した成約データの内容を派遣先のご担当者に確認していただくためのメールを送信します。成約データの「メール(ご担当者)」のメールアドレスをクリックすると、派遣先の担当者へのメール作成画面が表示されます。

 事前に作成してあるメールテンプレート「契約内容の確認」を使い、契約内容について間違いがないか、派遣先ご担当者に確認するためのメールを送信することができます。

メールテンプレートの作成方法についてはこちらをご参照ください。

 

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派遣先担当者に契約内容を確認していただき、内容に関して承認いただけたら、その返信メールをPDFとして保存します。そして成約の「サブリスト|添付ファイル」に「契約内容を確認いただいた言質」として残すために、保存します。

派遣先から契約内容を確認いただいた後は、社内での承認を得るために成約のフェーズを「新規(下書き)」の状態から、「新規(承認待ち)」に更新します。
「社内共有」の共有先でマネージャーを選択し、「承認お願いします」とメッセージを入力することで、マネージャーにメールで「承認待ち」であることを共有することができます。

 

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承認待ちの成約データは、「成約/稼働管理」の「私の部署の承認待ち」に表示することができます。
マネージャーはこちらの一覧から、成約フェーズを「承認待ち」から「契約書発行待ち(承認済み)」に更新するなど承認業務を行うことができます。

 

22.PNGその後、契約書を発行します。契約書に関しては、成約の[帳票]より各種契約書テンプレートを用い発行することができます。
契約書の発行が完了したら、成約のフェーズを「契約書発行済み」に更新します。
最後に、発行した契約書を派遣先担当者へメール送信すると契約が正式に成立し、完了となります。

 

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もし、職場見学を行ったがスタッフが「職場の環境が私には合わないな」と感じ辞退したなど、成約まで至らず途中辞退となった場合は、「引当進捗」の検索条件「私の進行中の引当」をまずは開きます。

 

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次に、進捗終了フラグは「終了」を選択し、今回はスタッフから辞退したので、進捗終了理由は「スタッフ辞退」を選択します。

 

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コーディネーターは、進捗終了フラグをつけたスタッフの詳細画面を開き、「サブリスト|引当進捗」を確認します。
確認して、他にも進んでいる引当進捗がない場合は、オートマッチングをクリックすることで、スタッフの人選作業を行うことができます。

 

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アクションメニュー「オートマッチング」についてですが、クリックすると、事前に保存していたマッチング条件を実行し、マッチするスタッフ一覧を表示することができます。
「オートマッチング」に関しては、オートマッチング設定画面より条件を設定することができます。

詳しくはこちらをご参照ください。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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