延長管理の操作の流れをご説明致します。
※ キャプチャ・動画内では、「PORTERS」を旧名称の「HR-Business Cloud」またはその略称の「HRBC」で表現している箇所があります。
※ 一覧画面のサンプルは、派遣向けサンプルテンプレートをご参照ください。
契約の「延長管理」をPORTERSで行うことができるようになりました。
まずは、延長管理業務の流れを実際に操作したこちらの動画をご覧いただければと思います。
※ 説明中に出てくる項目名などはサンプルとしてご案内しております。皆様が普段利用している項目名や社内の共通言語に置き換えてお聞きいただければと思います。
以下にスライドでもご案内いたします。
契約の延長確認業務は、メニュー「延長管理」から行います。
検索条件「私の延長確認(すべて)」をクリックして、現在稼働している契約の一覧を表示します。
検索条件の保存方法についてはこちらをご参照ください。
さらに、カラー設定をすることで延長確認の抜け漏れを防ぐことができます。
例：延長確認すべき契約は「契約終了日」を45日以内で赤い文字に設定。
今すぐ延長確認しないとアウトですよという契約に関しては、30日以内で赤い文字かつ太文字で表示する。
実際に延長確認を行う際は、「企業」を同一の企業に並び替えたり、「契約終了日」が直近のもの順にソートで並び替えるなど、延長確認を行う優先順位付けを行うこともできます。
スタッフに契約の延長確認を行い、「延長したいです。」と返事を頂いた場合、「延長確認(スタッフ)」にOKと入力します。
次に派遣先にも延長確認を行い、「延長したい」と返事を頂いた場合、「延長確認(クライアント)」にもOKと入力します。
※延長契約についてスタッフ/派遣先へメールで確認を行う方法につきましては、こちらをご参照ください。
無事に契約延長が決定しましたので、一覧画面上で、成約のフェーズを「契約書発行済み」から「延長決定」に更新します。
延長決定しましたので、次の契約期間の成約データを作成する必要があります。
アクションメニュー「延長 成約作成」をクリックして、延長する成約データを作成することできます。
「延長 成約作成」では今までの成約内容を元に、成約データを作成することができます。
「契約開始日」「契約終了日」を新しい契約期間に変更して作成します。
もし時給の変更等があれば、その通りに更新して作成します。
延長する成約データのフェーズは、「延長(下書き)」で保存します。
延長成約データを作成すると、延長管理一覧に、作成した延長成約データが元の成約データと同じ行に表示されます。
また、時給交渉中であったり、スタッフが契約延長するか迷い中の場合は、「延長確認(スタッフ)」を迷い中にし、成約フェーズメモに状況を入力することで、現在の状態を記録しておくことができます。
もし、スタッフまたは企業から「NG」が出て契約終了が決定した場合、成約フェーズは「終了決定」に変更し、「契約終了の理由」をヒアリングして入力します。
契約の終了が決定後、もし、スタッフが次のお仕事を希望している場合は、スタッフフェーズを「Open」に変更し、次の「就業開始可能日」をヒアリングし更新します。
残念ながら、スタッフが他社で正社員として働くことが決まったり、他社で派遣稼働する場合は、スタッフフェーズを「Close」に変更します。
もし、スタッフの契約が終了したとしても、「後任のJOB」を派遣先から確保できているのであれば、「後任JOBあり」にチェックをします。
例えば、スタッフ都合の契約終了だったとして後任のJOBをいただけていない場合、マネージャーが派遣先でメンバーのフォローを行う等、営業活動にも役立ちます。
「後任JOBあり」の場合、後任JOBデータを作成する必要があるので、アクションメニューからJOBコピーをクリックし、後任JOBを作成していきます。
※ JOBコピーメニューがない場合は、カスタマイズ画面で表示メニューに設定する必要があります。
「就業開始予定日」「就業終了予定日」を更新したり「時給」の変更があれば更新し、後任JOBを作成します。
組織単位抵触日については、カラー設定をしておくことで、雇用安定措置対応を行うための確認や漏れの防止に繋がります。
もし、組織単位抵触日が近づいている赤の状態で、雇用安定措置の対象の場合、「雇用安定措置フラグ」を「対象」と選択します。そうすることで、「雇用安定措置管理」を行うことができます。